Contabilidad dentro de una empresa y cómo mantener un registro contable vigente
La contabilidad juega un papel vital en empresas de todos los tamaños, pero, a menudo se convierte en una baja prioridad para los propietarios de pequeñas empresas.
Ya que, hacen malabares con todas las demás responsabilidades de administrar y mantener las operaciones diarias. Sin embargo, la contabilidad dentro de una empresa nunca debe tratarse como algo secundario o con soluciones tardías.
Entonces, mantener un registro contable puede ayudarte a pronosticar financieramente meses en el futuro y alertarte sobre posibles brechas financieras. La información contable adecuada podría incluso ayudarte a salvar tu negocio en caso de que las cosas se pongan difíciles.
Una razón por la que la contabilidad dentro de una empresa pequeña a menudo se deja en un segundo plano es que es tediosa e intimidante.
Por ejemplo, para el 40% de los propietarios de pequeñas empresas sienten que la gestión financiera es la parte más difícil de operar una empresa. Cuando ocurren errores contables, pueden detener el crecimiento de su pequeña empresa y ponerlo en un terreno inestable.
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12 consejos de contabilidad para pequeñas empresas para mantener un registro contable vigente
En esta publicación, reunimos los mejores consejos contables para evitar errores comunes que podrían tener un impacto perjudicial en tu negocio. Una vez que estés operando con registros contables transparentes, obtendrás los beneficios que conlleva.
1. Presta mucha atención a las cuentas por cobrar
Recibir un pago es la parte más emocionante de administrar un negocio. Administrar tus cuentas por cobrar no es tan divertido. Cuando se emite una factura, registras una cuenta por cobrar, lo que significa que registras que un cliente te debe dinero. Al consultar esta lista, puedes ver fácilmente si un cliente tiene un saldo pendiente contigo.
Cuando el cliente te paga, el monto debe aplicarse a su factura y debe marcarse como pagado. Sin embargo, cuando intentas mantenerte al día con muchos pedidos, es más fácil decirlo que hacerlo.
Con frecuencia, los depósitos de los clientes se concilian en una fecha posterior, ya que, nunca hay suficientes horas en el día y menos para realizar el registro de la contabilidad dentro de una empresa.
Eso significa que cuando llega el momento de los impuestos, se queda con una gran cantidad de depósitos de clientes en tu cuenta de ingresos y un informe de tus cuentas por cobrar que no coinciden.
Las consecuencias por no llevar al día la contabilidad dentro de tu empresa son que pierdes horas actualizando tu listado, puedes pagar de más en tu declaración de impuestos y tendrás deudas elevadas.
Por esa razón, debes asegurarte de realizar un seguimiento de tus transacciones a medida que ocurren. Aplica los pagos de tus clientes mensualmente: puede ahorrarte mucho tiempo en facturación (y dinero) a largo plazo.
2. Mantener un buen flujo de caja
Cuando se trata de realizar la contabilidad dentro de una empresa pequeña, la educación lo es todo. Cuanto más comprenda los números frente a ti, mayores serán tus probabilidades de administrarlos bien.
A medida que realizas revisiones financieras semanales y mensuales, considera la posibilidad de mantener un buen flujo de caja de efectivo. Estas declaraciones te brindan una comprensión más amplia del movimiento de efectivo dentro (y fuera) de tu empresa.
Un buen flujo de caja te indica la dirección de los ingresos. También, incluye el elemento de tiempo, lo que te permite visualizar los ciclos de pago y los gastos estacionales.
Los estados de flujo de caja pueden brindarte el conocimiento que necesitas para anticipar los gastos y asignar los ingresos de manera más adecuada. También, son útiles a la hora de construir trayectorias financieras.
Sin embargo, no es necesario generar un buen flujo de caja para comprender el movimiento monetario. El simple hecho de utilizar la tecnología adecuada puede ayudarte a obtener una visión integral de cómo funciona el flujo de caja en tu modelo de negocio.
Si eliges sistematizar tus servicios de contabilidad dentro de una empresa, por ejemplo, podrás visualizar fácilmente métricas y datos sobre el movimiento de caja.
3. Registrar los movimientos contables
Desafortunadamente, es un error común que los propietarios de pequeñas empresas no guarden copias de sus informes de gastos. Esto puede resultar en una amplia gama de problemas fiscales, contables y de flujo de caja.
Si alguna vez miraste tu extracto bancario y viste un cargo de cien mil pesos y no tenías idea de qué era, entonces estás familiarizado con los problemas que conlleva el mantenimiento de registros contables deficientes.
Una forma de resolver este problema de contabilidad dentro de una empresa es guardando un recibo de cada compra que realice tu empresa. Puede parecer mucho trabajo, pero hay algunos consejos contables para facilitarlo.
La primera es usar una tarjeta de crédito para pagar todos los gastos comerciales. Mantén un registro de tus recibos al tener una ubicación designada para ellos, como un lugar en tu automóvil o en tu escritorio.
O, mejor aún, ¡Toma una foto de tu recibo en tu teléfono al instante! Estos trucos te mantienen organizado para que puedas presentar tus impuestos a tiempo.
Las personas siempre hacen preguntas sobre dónde reducir los gastos comerciales cuando solicita asesoría contable. Si deseas saber qué debes registrar como movimientos de contabilidad dentro de una empresa, mira los que se incluyen en estas categorías:
- Gastos de viaje: Si has tenido que viajar por negocios, debes reclamar el dinero que gastaste en un tiquete de avión. Si pasas mucho tiempo en la carretera, podrías estar amortizando las millas en tu automóvil, junto con los gastos de gasolina.
- Gastos de oficina en casa: Si has gastado dinero en una computadora u otros suministros de oficina, puedes deducirlos en tus impuestos.
- Entretenimiento y comidas: Si pagaste bebidas con un cliente o una buena cena, inclúyelo en tu informe de gastos.
- Obsequios: Pueden estar relacionados con el entretenimiento y las comidas, pero no siempre. Si vas a un evento o comida con una perspectiva de negocios, eso sería entretenimiento y comidas. Pero, si fue sólo un regalo, sería un obsequio.
Los informes de gastos pueden marcar la diferencia durante la época de impuestos. Asegúrate de que tus empleados sepan la importancia de guardar los recibos y detallar los gastos cuando estén fuera para que tengas registros precisos al momento de liquidar los impuestos.
4. Registra los gastos en efectivo
Cuando eres un emprendedor, es fundamental que realices un seguimiento de todos los gastos relacionados con tu negocio. De esa manera, estos costos se pueden restar del monto de tus ingresos totales cuando llegue el momento de hacer los impuestos.
Esto te dará una idea más precisa de tu rentabilidad general para el año, gracias al buen manejo de la contabilidad dentro de una empresa. Es fácil mirar más allá de los gastos pagados en efectivo.
Por esa razón, pídele un recibo a tu proveedor o registra el gasto de inmediato para asegurarte de que figure en los registros contables.
5. Conoce la diferencia entre facturas y recibos
Mezclar facturas y recibos es una forma demasiado común para que los propietarios de pequeñas empresas arruinen sus registros contables. Un simple consejo contable a seguir es conocer la diferencia entre los dos.
Una factura es un documento que se envía a los clientes después de que han recibido tus servicios. Piensa en las facturas como documentos detallados que deben describir todo lo que el cliente ha recibido de tu empresa.
Ahora, una factura les recuerda a los clientes que te deben dinero. Son útiles para acelerar el flujo de caja, mantener registros financieros y garantizar que te paguen.
Un recibo es prueba de que se realizó una transacción. Es lo que les da a tus clientes después de que se completa una transacción.
Mezclar recibos y facturas puede convertir la contabilidad dentro de una empresa en una pesadilla. Si no puedes saber qué se completó y qué está en progreso, te encontrarás con muchos problemas cuando intentes equilibrar tus registros contables.
6. Mantén separadas las cuentas personales y las comerciales
Muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan algunos de sus fondos personales para mantener las cosas funcionando durante los primeros meses.
Por supuesto, no hay nada de malo en echar mano de fondos personales, pero usar tu cuenta bancaria personal para negocios puede ser un problema a largo plazo.
Tener una cuenta bancaria separada para las necesidades comerciales hace que sea fácil para ti y tu contador o empresa de outsourcing contable ver cómo se gasta el dinero, y, a su vez poder llevar la contabilidad dentro de una empresa.
Si optas por utilizar tu cuenta personal para fines comerciales, es posible que estés pasando por alto importantes transacciones comerciales. En el futuro, asegúrate de diferenciar de forma adecuada tus finanzas comerciales y personales. Esto significa configurar tarjetas de crédito independientes y cuentas corrientes separadas.
Se muy consciente de las decisiones de gasto, asegurándote de que solo se utilicen cuentas comerciales para los costos relacionados con la empresa. Lo mismo ocurre con tu cuenta personal.
Recomendamos confiar únicamente en las tarjetas de crédito para todas las transacciones comerciales. Esto se debe a que los extractos de tarjetas de crédito te brindan una manera automática y fácil de realizar un seguimiento de los gastos.
Los pagos en efectivo pueden ser fáciles de pasar por alto; muchos dueños de negocios luchan por mantenerse al tanto de la gestión de recibos. Los pagos en efectivo desatendidos pueden dar lugar a imprecisiones en los informes de gestión del flujo de caja y a una previsión deficiente.
7. Contrata a un profesional para que maneje tus impuestos
Muchas personas intentan ahorrar dinero haciendo sus propios impuestos. En realidad, si no contratas a un profesional de impuestos, no tendrás acceso a la experiencia en el manejo de contabilidad dentro de una empresa y podrá costarle a tu empresa mucho dinero en el futuro.
Es posible que no realices una deducción para la que calificas o que pagues de forma insuficiente tus impuestos, lo que podría generarte multas. Si inviertes el dinero en un profesional, él sabrá lo que está haciendo y usará consejos contables para ponerte en la mejor situación financiera.
Además, están actualizados sobre las leyes tributarias en constante cambio y pueden planificar con anticipación los aumentos de impuestos que puedan surgir en el futuro cercano.
8. Mantén una comunicación clara con tu contador
Cuando trabajas con contadores profesionales para administrar tus registros contables, puedes encontrar confuso el vocabulario que usan. Es importante que les hagas saber si no comprendes los términos que están usando.
Por supuesto, eres propietario de una pequeña empresa, no un profesional financiero. No tienes ninguna razón para estar al día con las definiciones y normas más reciente que se utilizan en la industria financiera y temas tributarios.
Además, necesitas ver a tu contador y a los profesionales de impuestos como parte de tu equipo. Deben estar cuidando tu espalda y darte consejos contables en los que puedas confiar.
9. Planificar tus cuentas
Para obtener la imagen más completa de tu negocio, debes tener varias cuentas. Cada aspecto clave de tu negocio debe tener un espacio para registrar tus transacciones y el saldo de la cuenta debe ajustarse en consecuencia.
Algunas de las cuentas más importantes para realizar un seguimiento son:
- Cuenta por cobrar (dinero que los clientes te deben);
- Cuentas por pagar (dinero que le debes a otra persona);
- Ventas (tus ingresos);
- Compras (suministros);
- Gastos de nómina;
- Capital de los propietarios (el dinero que tú y otros propietarios invierten en el negocio);
- Ganancias retenidas (tus ganancias).
Aquellos que están más orientados a los detalles pueden ir aún más lejos y dividir sus cuentas en subcuentas para realizar un seguimiento de las transacciones individuales o las compras de productos.
10. Preparar estados financieros
Los estados financieros que prepara una empresa, son el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de caja.
De forma mensual o trimestral, debes preparar cada uno de estos informes financieros porque te ayudarán a analizar la salud de tu negocio desde diferentes ángulos.
Por ejemplo, el balance general muestra una instantánea de los activos, pasivos y capital de tu empresa en un momento específico en el tiempo.
Por otra parte, el estado de resultados, muestra los ingresos y gastos que tuvieron lugar durante un período definido, así como el “resultado final” de tu negocio.
Y, por último, el estado de flujo de caja te permite ver cómo han cambiado tus saldos de caja durante un período.
Entonces, depende de ti decidir con qué frecuencia se debe realizar este tipo de informe para tu empresa.
11. Mira hacia el futuro
Cuando compile un informe financiero mensual, utilízalo para ayudar a anticipar la trayectoria financiera de tu empresa. Esto podría implicar simplemente identificar los costos futuros, como el pago de impuestos o los honorarios legales.
Puedes incorporar planes más matizados para la expansión de la empresa, incluido el presupuesto para nuevas contrataciones y alquileres más altos. La previsión de esta forma puede permitirte utilizar de forma eficaz los activos existentes.
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También, pueden ayudarte a planificar con confianza otros hitos importantes en la evolución de tu negocio. Realiza previsiones de forma eficaz mediante el análisis de tus datos financieros mensualmente. El análisis de la contabilidad dentro de una empresa respaldado por datos puede garantizar movimientos de inversión inteligentes.
12. Aprovechar la tecnología
En la práctica, tratar de llevar la contabilidad dentro de una empresa de manera precisa es un proceso complejo. A medida que tu negocio crece, este proceso se vuelve aún más estresante.
Por ejemplo, una sola transacción que realices puede involucrar múltiples entradas en varias de tus diferentes cuentas. Cuando hay cientos de este tipo de transacciones, puede resultar abrumador intentar llevar un registro.
Ahí es donde entra la ayuda de la tecnología. Los sistemas de contabilidad dentro de una empresa son mucho más fáciles de usar para registrar cada transacción que tu empresa realiza en registros contables lo que antes se solía hacer.
Si decides utilizar software para tus necesidades contables, asegúrate de conservar una copia de todos tus recibos, ya sea física o digitalmente. De esta manera, puedes volver atrás y verificar todo si ves alguna discrepancia cuando vayas a revisar tus registros contables.
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