Para obtener el certificado de ingresos y retenciones, debe solicitarlo a la empresa, empleador, pagador o agente retenedor que corresponda según el tipo de ingreso recibido. Si se trata de ingresos laborales, normalmente puede pedirlo al área de nómina, talento humano, contabilidad o administración de su empleador.
En Colombia, la DIAN prescribe el Formulario 220 como “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones”. La DIAN establece el formato, pero esto no significa que sea la entidad que expide el certificado correspondiente a cada persona.
Si primero necesita comprender qué información representa este documento, consulte la guía sobre qué es el certificado de ingresos y retenciones .
Cómo obtener el certificado de ingresos y retenciones
El procedimiento depende de quién realizó los pagos y practicó las retenciones. En la mayoría de los casos no debe elaborar usted mismo el certificado: debe obtenerlo de quien tiene la obligación de certificar la información.
- Identifique quién realizó los pagos. Si fue empleado, revise qué empresa o empleador le pagó durante el año gravable. Si recibió una pensión, consulte con la entidad pagadora. Si trabajó como independiente o contratista, el documento aplicable puede variar según el tipo de pago y retención.
- Indique el año gravable que necesita. El certificado corresponde a un periodo específico. Por ejemplo, si está organizando documentos relacionados con el año gravable 2025, debe verificar que el certificado corresponda precisamente a ese año.
- Revise los canales habilitados por el emisor. Algunas empresas permiten descargar el certificado desde portales de empleados o sistemas de nómina. En otros casos debe solicitarlo directamente a talento humano, nómina, contabilidad o administración.
- Compruebe la información antes de utilizarlo. Revise sus datos de identificación, el periodo certificado, los datos del agente retenedor, los pagos registrados y las retenciones reportadas.
- Solicite una corrección si encuentra inconsistencias. Si el documento contiene datos incorrectos o valores que requieren revisión, comuníquese con quien lo expidió antes de utilizarlo como soporte tributario.
- Reúna los certificados de los diferentes pagadores cuando corresponda. Si durante el mismo año tuvo más de un empleador o recibió pagos de diferentes agentes retenedores, puede necesitar más de un certificado para tener la información completa de su situación.
¿El certificado de ingresos y retenciones se descarga de la DIAN?
No debe confundirse el formato oficial con el certificado expedido a una persona. La DIAN prescribe y publica el Formulario 220, pero el documento con los ingresos y retenciones correspondientes debe ser expedido por quien tenga la obligación de certificar esa información.
Por eso, si usted necesita el certificado de un empleo, debe solicitarlo al empleador o revisar el canal que este haya habilitado para entregarlo. La información que eventualmente pueda consultar en servicios de la DIAN no convierte a la DIAN en el emisor de su Formulario 220.
¿Hasta cuándo deben expedir el certificado?
La regulación tributaria establece que los agentes retenedores deben expedir, a más tardar el último día hábil de marzo, los certificados correspondientes al año gravable anterior a los que se refieren los artículos 378 y 381 del Estatuto Tributario.
Es importante distinguirlos: el artículo 378 se refiere al Certificado de Ingresos y Retenciones relacionado con pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, mientras que el artículo 381 regula certificados de retención por otros conceptos.
¿Qué debe revisar cuando reciba el Formulario 220?
Antes de utilizar el certificado, compruebe que los datos correspondan al periodo y a la relación económica que está certificando.
- Su tipo y número de identificación.
- Los datos del empleador, pagador o agente retenedor.
- El año gravable y el periodo certificado.
- La fecha de expedición.
- Los conceptos y valores de los pagos reportados.
- Los aportes registrados en las casillas que correspondan.
- El valor de las retenciones practicadas.
- La coherencia de los valores frente a los demás soportes que tenga disponibles.
El Formulario 220 contiene diferentes campos según la naturaleza de los pagos. Que una casilla exista en el formulario no significa que necesariamente deba tener un valor en todos los casos.
¿Qué pasa si tuvo varios empleadores o pagadores?
Un certificado expedido por una empresa no necesariamente contiene los pagos realizados por otras empresas o agentes retenedores. Si durante el mismo año recibió ingresos de diferentes fuentes, revise qué certificados debe solicitar a cada una.
Esto es especialmente importante cuando está organizando información para una declaración de renta, porque un solo certificado no representa necesariamente la totalidad de sus ingresos, patrimonio, retenciones ni demás datos tributarios.
¿Qué hacer si el certificado tiene errores?
Si encuentra un error en su identificación, el periodo, los ingresos, las retenciones u otro dato relevante, solicite la revisión al empleador, pagador o agente retenedor que expidió el documento.
Es conveniente indicar con claridad cuál dato considera incorrecto y conservar los soportes relacionados con su solicitud. No modifique por su cuenta un certificado expedido por un tercero para intentar corregirlo.
¿Qué hacer si no le entregan el certificado?
Primero solicítelo directamente al responsable de expedirlo y conserve evidencia de la solicitud. Puede preguntar por el área de nómina, talento humano, contabilidad o administración y verificar si existe un portal digital de empleados.
La obligación tributaria de expedir los certificados aplicables no desaparece porque el trabajador o beneficiario no los haya recibido automáticamente. Si persiste el inconveniente, puede consultar los canales oficiales de la DIAN para conocer las opciones que correspondan a su situación.
¿Qué certificado necesita si es independiente o contratista?
Ser independiente no significa que siempre necesite un Formulario 220. Dependiendo de los pagos recibidos y de las retenciones practicadas, puede necesitar certificados de retención expedidos por sus clientes o pagadores, además de otros soportes de sus ingresos.
También debe distinguir el certificado tributario de un certificado de ingresos firmado por contador público. Este último es un documento diferente que puede utilizarse para acreditar ingresos ante un tercero cuando existen soportes que permitan respaldarlos.
Si tiene dudas sobre cuál de los dos documentos le están solicitando, consulte la guía sobre la diferencia entre certificado de ingresos y certificado de ingresos y retenciones .
¿Cómo se utiliza el certificado en la declaración de renta?
El certificado de ingresos y retenciones puede ser uno de los documentos utilizados para revisar pagos y retenciones del año gravable, pero no determina por sí solo si una persona está obligada a declarar ni contiene necesariamente toda la información requerida para elaborar una declaración.
También pueden ser necesarios otros documentos relacionados con patrimonio, cuentas bancarias, inversiones, ingresos diferentes a los laborales, deudas, dependientes, costos, deducciones u otras situaciones particulares.
Si necesita delegar este proceso, ASEMTRI presta el servicio de liquidación y presentación de la declaración de renta de persona natural ante la DIAN, con base en la información y los documentos que el declarante entrega según su situación fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Puedo descargar mi Formulario 220 directamente en la DIAN?
La DIAN prescribe y publica el formato oficial, pero el certificado con su información debe ser expedido por el empleador, pagador o agente que corresponda. Algunas empresas permiten descargarlo desde sus propios portales de empleados.
¿Qué hago si tuve más de un empleador durante el año?
Revise los certificados correspondientes a cada empleador o agente retenedor que haya realizado pagos durante el año gravable. Un certificado no necesariamente contiene la información de otros pagadores.
¿Qué hago si los valores del certificado no coinciden con mis soportes?
Solicite una revisión a quien expidió el certificado e indique los datos que considera inconsistentes. Conviene resolver estas diferencias antes de utilizar el documento para preparar información tributaria.
¿ASEMTRI puede expedir el Formulario 220 que debía entregar mi empleador?
No. ASEMTRI no sustituye al empleador o agente responsable de expedir ese certificado. El servicio que ofrece ASEMTRI es un certificado de ingresos firmado por contador público, elaborado con base en soportes revisables, que es un documento diferente.
¿El Formulario 220 es suficiente para elaborar una declaración de renta?
No necesariamente. Puede ser uno de los soportes utilizados, pero la declaración debe considerar la situación tributaria completa de la persona y los demás documentos que correspondan a sus ingresos, patrimonio, retenciones y demás conceptos aplicables.
Fuentes oficiales
La información normativa de esta guía fue revisada con base en las siguientes fuentes oficiales:
- DIAN — Resolución 000022 de 2024, por la cual se prescribe el Formulario 220 para los años gravables 2023 y siguientes.
- Estatuto Tributario — artículos 378, 379 y 381 sobre expedición y contenido de certificados.
- Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.13.2.40, modificado por el Decreto 2229 de 2023, sobre plazos para expedir certificados.
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