Certificados contables para empresas
Certificado de composición accionaria
El certificado de composición accionaria es un documento que permite presentar quiénes son los socios o accionistas de una empresa y cuál es su participación, con base en soportes societarios revisables y en una fecha determinada.
En ASEMTRI preparamos certificados de composición accionaria para PyMES y empresas que necesitan acreditar su estructura societaria ante una entidad, cliente, proveedor, contratante u otro tercero.
Antes de elaborarlo revisamos la finalidad del trámite y, cuando existe, el requerimiento específico de la entidad que solicita el documento.
¿Qué es un certificado de composición accionaria?
Es una certificación que presenta la estructura de participación de una empresa en una fecha determinada. Dependiendo del tipo de sociedad y de la información que corresponda acreditar, puede identificar socios o accionistas, porcentajes de participación, acciones, cuotas o partes de interés.
En las sociedades por acciones suele utilizarse el término composición accionaria. En otros tipos societarios puede ser más adecuado hablar de composición societaria o participación de socios.
Por esta razón, el contenido del certificado debe corresponder al tipo de empresa, los soportes disponibles y la finalidad para la cual será presentado.
¿Cuándo puede necesitar un certificado de composición accionaria?
Una empresa puede necesitar este documento cuando un tercero solicita conocer o acreditar quiénes participan en la sociedad y en qué proporción.
- Procesos de contratación pública o privada que soliciten esta información.
- Vinculación o actualización como proveedor.
- Procesos de debida diligencia empresarial.
- Trámites comerciales, financieros o institucionales.
- Validaciones solicitadas por clientes, aliados o entidades contratantes.
- Otros procedimientos que exijan acreditar la estructura societaria.
Los requisitos no son iguales en todos los trámites. Antes de solicitar el certificado es recomendable revisar el correo, formato, pliego, lista de documentos o requerimiento de la entidad receptora.
¿Qué información puede incluir el certificado?
El contenido depende del tipo societario, la fecha de corte, los soportes disponibles y lo solicitado por el tercero. Según el caso, puede incluir:
- Razón social de la empresa.
- NIT.
- Nombre e identificación de socios o accionistas.
- Tipo societario.
- Nombre e identificación de socios o accionistas.
- Porcentaje de participación.
- Número de acciones, cuotas o partes de interés, cuando corresponda.
- Fecha de corte de la información.
- Finalidad para la cual se expide la certificación.
- Información adicional que pueda acreditarse con los soportes revisados.
No todos estos datos deben aparecer necesariamente en todos los certificados. El documento se estructura de acuerdo con la información que corresponda acreditar en cada caso.
¿Qué documentos se revisan para preparar el certificado?
Los soportes necesarios dependen del tipo de sociedad y de la información que deba certificarse. Según el caso, pueden revisarse documentos societarios y corporativos como:
- Certificado de existencia y representación legal.
- RUT de la empresa.
- Nombre e identificación de socios o accionistas.
Si la entidad que solicita el documento entregó un formato, correo, instrucción o lista de requisitos, conviene aportarlo desde el inicio para revisar exactamente qué información debe contener el certificado.
¿Quién debe firmar el certificado de composición accionaria?
No existe una respuesta única aplicable a todos los trámites. La persona que debe suscribir la certificación puede depender del tipo de sociedad, de si la empresa cuenta o debe contar con revisor fiscal y, especialmente, de los requisitos establecidos por la entidad que recibirá el documento.
Existen procedimientos en Colombia que admiten una certificación suscrita por revisor fiscal o por contador público debidamente acreditado, mientras que otros trámites pueden establecer condiciones diferentes.
Por ello, antes de preparar el documento ASEMTRI revisa la finalidad y los requisitos aportados por la empresa para determinar el alcance del servicio que corresponde.
¿Es lo mismo que el certificado de Cámara de Comercio?
No. El certificado de existencia y representación legal y el certificado de composición accionaria cumplen funciones diferentes.
En las sociedades por acciones, las cámaras de comercio no llevan el registro de los accionistas ni certifican la composición accionaria, debido a que esa información corresponde a los registros internos de la sociedad.
| Documento | Qué permite acreditar |
|---|---|
| Certificado de composición accionaria | La estructura de socios o accionistas y su participación, de acuerdo con los soportes societarios revisados. |
| Certificado de existencia y representación legal | Información registrada sobre la existencia de la sociedad, representación legal y demás datos certificados por la Cámara de Comercio. |
| Estados financieros | Información sobre la situación financiera de la empresa correspondiente al periodo y documentos preparados. |
Composición accionaria, RUP y procesos de contratación
El certificado de composición accionaria no debe confundirse con el Registro Único de Proponentes ni considerarse automáticamente un requisito general para realizar un trámite de RUP.
Sin embargo, en determinados procesos de contratación, vinculación, debida diligencia u otros procedimientos relacionados, una entidad puede solicitar información adicional sobre socios, accionistas o estructura societaria.
Cuando esto ocurre, es importante revisar el requisito específico antes de preparar la certificación, porque el contenido, la fecha de expedición, los porcentajes que deben informarse o quién debe firmarla pueden variar según el procedimiento.
Si además necesita acompañamiento relacionado con contratación o información financiera empresarial, puede revisar nuestros servicios de Registro Único de Proponentes y estados financieros.
Alcance y aceptación del certificado
El certificado se prepara con base en la información y los soportes que puedan ser revisados para la finalidad indicada por la empresa.
Su aceptación final depende de la entidad que lo solicita, sus requisitos, el tipo de trámite y la documentación presentada. Por este motivo, ASEMTRI no puede garantizar decisiones que correspondan a bancos, entidades públicas, contratantes, proveedores u otros terceros.
Si existe un requerimiento específico, debe compartirse antes de elaborar el certificado para verificar si el servicio puede responder adecuadamente a lo solicitado.
¿Cómo solicitar el certificado con ASEMTRI?
- Explique la finalidad del certificado. Indique qué entidad lo solicita y para qué trámite será presentado.
- Comparta el requerimiento, si existe. Puede aportar el formato, correo, lista de documentos o instrucciones recibidas.
- Organice los soportes societarios. Se revisa qué documentos son necesarios según la información que deba certificarse.
- Preparación del documento. Con la información revisada se estructura el certificado correspondiente al alcance definido.
Acompañamiento contable para su empresa
ASEMTRI es una firma contable digital en Colombia que acompaña a PyMES y empresas en servicios contables, tributarios y documentales. ASEMTRI fue fundada por Stephanie Morales, Contadora Pública, quien cuenta con trayectoria laboral en el área contable desde 2009.
Para este servicio, el objetivo es revisar la información disponible y preparar una certificación coherente con los soportes y con la finalidad informada por la empresa, sin garantizar decisiones que dependan de terceros.
También puede consultar la categoría de certificados contables para identificar otros documentos que puedan corresponder a su necesidad.
Solicite su certificado de composición accionaria
Si su empresa necesita acreditar quiénes son sus socios o accionistas y su participación ante una entidad o tercero, puede enviarnos la finalidad del trámite y los requisitos recibidos.
Con esta información podemos identificar los soportes que corresponde revisar y el alcance del certificado.
También puede escribir a comercial@asemtri.com.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de composición accionaria
¿Qué documentos necesito para solicitar el certificado?
Depende del tipo de sociedad, la información que deba certificarse y el requerimiento del tercero. Pueden revisarse el certificado de existencia y representación legal, RUT, estatutos, registros de socios o accionistas, actas y otros soportes societarios según el caso.
¿El certificado de composición accionaria es obligatorio para el RUP?
No debe considerarse un requisito general del RUP. Cada trámite debe revisarse según sus requisitos específicos. En determinados procesos relacionados con contratación o validación empresarial sí puede solicitarse información adicional sobre socios o accionistas.
¿La Cámara de Comercio certifica quiénes son los accionistas?
En sociedades por acciones, las cámaras de comercio no llevan el registro de accionistas ni certifican su composición accionaria. Esa información corresponde a los registros internos de la sociedad.
¿Quién debe firmar el certificado?
Depende del tipo de sociedad y de lo establecido por la entidad que solicita el documento. Algunos procedimientos admiten certificación de revisor fiscal o contador público debidamente acreditado, mientras que otros pueden establecer requisitos distintos.
¿Qué fecha debe tener la composición accionaria?
La información debe corresponder a la fecha de corte requerida para el trámite. Si la entidad establece una antigüedad máxima para la certificación, ese requisito debe revisarse antes de elaborar el documento.
¿Es igual al certificado de existencia y representación legal?
No. El certificado de existencia y representación legal acredita información registrada y certificada por la Cámara de Comercio. El certificado de composición accionaria se concentra en la estructura de socios o accionistas sustentada en la documentación societaria correspondiente.
¿ASEMTRI garantiza que la entidad aceptará el certificado?
No. La aceptación depende de los requisitos y criterios de la entidad receptora. ASEMTRI prepara el documento de acuerdo con la información revisada y la finalidad indicada por la empresa.