Servicios contables para empresas
Servicios contables para PyMES en Colombia
¿Qué resuelven los servicios contables para una PyME?
Este servicio está dirigido a empresas en operación que necesitan convertir facturas, movimientos bancarios, pagos, ingresos, costos, gastos y demás soportes en información contable organizada y útil para sus obligaciones y decisiones.
El acompañamiento puede ayudarle a:
- Organizar la información contable y los soportes de la empresa.
- Registrar y revisar las operaciones del periodo acordado.
- Identificar obligaciones contables y tributarias aplicables al caso.
- Preparar estados financieros y reportes previamente definidos.
- Detectar documentos faltantes, inconsistencias y asuntos pendientes.
- Contar con acompañamiento profesional durante la operación.
¿Cuándo puede necesitar servicios contables su empresa?
Una PyME puede requerir acompañamiento contable cuando su operación ya no puede administrarse adecuadamente mediante controles informales, archivos dispersos o revisiones ocasionales.
La información contable está desorganizada
Las facturas, comprobantes, extractos, pagos y demás soportes se encuentran en diferentes medios, no tienen una clasificación uniforme o no permiten conocer con claridad el estado de la empresa.
Existen obligaciones tributarias recurrentes
La empresa necesita revisar sus responsabilidades, preparar información y atender las obligaciones incluidas en el alcance contratado, de acuerdo con su actividad y situación particular.
Se necesitan estados financieros o reportes
La gerencia, los socios, una entidad financiera o un proceso empresarial puede requerir información financiera preparada con base en los registros y soportes disponibles.
La empresa está creciendo
El aumento de ventas, proveedores, empleados, cuentas bancarias, documentos o transacciones exige controles más consistentes y una distribución clara de responsabilidades.
La contabilidad presenta periodos pendientes
Antes de iniciar un servicio recurrente puede ser necesario revisar periodos anteriores, identificar faltantes y definir si se requiere una actualización o reconstrucción contable con alcance independiente.
¿Qué incluyen los servicios contables para PyMES?
El contenido definitivo de la propuesta se establece después de revisar la operación y la situación actual de la empresa. Según el alcance acordado, el servicio puede incluir los siguientes componentes.
Diagnóstico contable inicial
Se revisan la actividad económica, las responsabilidades registradas, el estado de la información, los periodos disponibles, el software utilizado y los principales procesos que generan documentos contables.
Organización y registro de operaciones
Se clasifican y procesan los documentos relacionados con ingresos, compras, costos, gastos, pagos, recaudos y demás movimientos que correspondan al alcance del servicio.
Revisión de movimientos y soportes
Se verifica la correspondencia entre los registros, documentos y movimientos disponibles. Las conciliaciones bancarias u otras revisiones específicas se realizan cuando hayan sido incluidas en la propuesta.
Acompañamiento tributario relacionado con la operación
Se revisa la información necesaria para las obligaciones tributarias que formen parte del servicio, de acuerdo con las responsabilidades de la empresa, la vigencia aplicable y la documentación suministrada.
Estados financieros y reportes acordados
Se prepara la información financiera definida en la propuesta. Su contenido, periodicidad y nivel de detalle dependen de los registros existentes, los soportes entregados y las necesidades previamente identificadas.
Seguimiento y comunicación
Se establecen responsables, canales, fechas de entrega de información y momentos de revisión para mantener continuidad en el proceso contable.
Entregables y seguimiento del servicio
Los entregables deben quedar definidos antes de comenzar. No todas las empresas requieren los mismos informes ni la misma periodicidad.
| Componente | Entregable posible | Condición principal |
|---|---|---|
| Organización contable | Registros del periodo y relación de información pendiente. | Entrega completa y oportuna de soportes. |
| Movimientos bancarios | Conciliaciones o revisión de diferencias, cuando aplique. | Disponibilidad de extractos y soportes relacionados. |
| Obligaciones tributarias | Preparación o revisión de las obligaciones incluidas. | Responsabilidades, vigencia y alcance contratado. |
| Información financiera | Estados financieros y reportes previamente acordados. | Calidad de los registros y finalidad del informe. |
| Seguimiento | Relación de pendientes, observaciones y solicitudes de información. | Periodicidad y canal de comunicación definidos. |
La propuesta debe indicar expresamente cuáles entregables se incluyen, quién los revisa, con qué periodicidad se preparan y qué información debe suministrar la empresa.
¿Qué información debe entregar una PyME para comenzar?
La documentación inicial varía según el estado de la contabilidad. Para realizar una primera revisión, normalmente se solicita información como:
- Registro Único Tributario actualizado.
- Certificado de existencia y representación legal, cuando corresponda.
- Información sobre la actividad y operación de la empresa.
- Facturas de venta y documentos relacionados con los ingresos.
- Facturas de compra, costos, gastos y cuentas de cobro.
- Comprobantes de pago, recaudos y movimientos de caja.
- Extractos bancarios de las cuentas utilizadas por la empresa.
- Declaraciones tributarias y estados financieros anteriores.
- Información del software contable, si la empresa ya utiliza uno.
- Documentos laborales y de seguridad social cuando sean relevantes para el alcance.
¿Cómo comienza el acompañamiento contable?
- Conocimiento de la empresa: se revisan la actividad, el tamaño de la operación, los procesos actuales y la necesidad principal.
- Revisión inicial: se analiza el estado de la información, los periodos disponibles y los principales pendientes.
- Definición del alcance: se establecen responsabilidades, entregables, periodicidad, canales y condiciones del servicio.
- Organización del inicio: se solicitan los accesos y documentos necesarios y se acuerda el calendario de entrega de información.
- Ejecución y seguimiento: se desarrolla el trabajo recurrente, se comunican novedades y se revisan los entregables definidos.
El tiempo requerido para iniciar y estabilizar el servicio depende del volumen documental, la calidad de los registros existentes, los periodos pendientes y la disponibilidad de la información.
¿Qué no está incluido automáticamente?
La contratación de servicios contables recurrentes no implica que cualquier actividad relacionada con la empresa quede incluida. Pueden requerir una evaluación y propuesta independiente:
- Reconstrucción o actualización de periodos contables anteriores.
- Corrección de registros elaborados por terceros.
- Procesamiento extraordinario de grandes volúmenes documentales.
- Auditoría, revisoría fiscal o certificaciones especiales.
- Administración de nómina, cuando no forme parte del alcance acordado.
- Trámites jurídicos o representación legal.
- Atención de requerimientos o procesos no contemplados inicialmente.
- Pagos de impuestos, tasas, sanciones o costos cobrados por terceros.
Cuando se identifique una necesidad adicional, ASEMTRI debe informar si puede prestarla, si requiere una ampliación del alcance o si debe ser atendida por otro profesional.
Servicios contables, outsourcing o asesoría: ¿cuál necesita?
Las tres modalidades están relacionadas, pero responden a niveles distintos de delegación y acompañamiento.
| Modalidad | Cuándo puede convenir | Enfoque |
|---|---|---|
| Servicios contables para PyMES | Cuando una pequeña o mediana empresa necesita acompañamiento organizado y recurrente. | Gestión contable adaptada al tamaño, operación y necesidades de la PyME. |
| Outsourcing contable | Cuando la empresa quiere delegar de forma más amplia la operación de su proceso contable. | Tercerización recurrente de funciones y responsabilidades previamente definidas. |
| Asesoría contable | Cuando existe una duda, revisión, decisión o situación específica. | Orientación profesional puntual, sin asumir necesariamente la operación contable recurrente. |
La oferta completa puede consultarse en la página de servicios contables de ASEMTRI. Cuando la necesidad principal sea preparar información financiera específica, también puede revisar el servicio de estados financieros para empresas.
Acompañamiento contable para empresas en operación
ASEMTRI es una firma contable digital en Colombia fundada por Stephanie Morales, Contadora Pública. La firma acompaña a personas naturales, independientes, PyMES y empresas mediante servicios contables, tributarios y documentales.
Para las PyMES, el acompañamiento se orienta a establecer un proceso de trabajo claro, definir responsabilidades y preparar información con base en los soportes y condiciones reales de la empresa.
- Revisión inicial antes de definir el alcance.
- Comunicación formal y orientada a decisiones.
- Entregables y responsabilidades previamente acordados.
- Acompañamiento digital para empresas ubicadas en Colombia.
- Tratamiento prudente de obligaciones, resultados y riesgos contables.
Solicite servicios contables para su PyME
Para orientar la revisión inicial, indique la actividad de la empresa, el volumen aproximado de documentos mensuales, el número de cuentas bancarias, si tiene empleados, el software contable utilizado y si existen periodos pendientes.
Con esta información, ASEMTRI podrá revisar la necesidad y definir si corresponde un servicio contable recurrente, un outsourcing más amplio o una asesoría puntual.
Preguntas frecuentes sobre servicios contables para PyMES
¿Qué incluyen los servicios contables para una PyME?
Pueden incluir diagnóstico inicial, organización y registro de operaciones, revisión de soportes, conciliaciones acordadas, acompañamiento en obligaciones tributarias y preparación de estados financieros o reportes. El alcance definitivo depende de la operación, los documentos disponibles y la propuesta aprobada.
¿Qué documentos debe entregar la empresa para comenzar?
Normalmente se revisan el RUT, los documentos de constitución, facturas, comprobantes, extractos bancarios, declaraciones anteriores, estados financieros e información del software contable. La lista definitiva se establece después de conocer el estado de la empresa.
¿Qué reportes recibirá la empresa?
Los reportes se definen en la propuesta. Pueden incluir estados financieros, información contable del periodo, conciliaciones, relación de pendientes u otros informes acordados. Su preparación depende de la calidad y oportunidad de los soportes suministrados.
¿El servicio es necesariamente mensual?
El acompañamiento para una empresa en operación suele requerir una periodicidad recurrente, pero la frecuencia se determina según el volumen de movimientos, las obligaciones, los cierres y los entregables que necesite la PyME.
¿Cuál es la diferencia entre servicios contables y outsourcing contable?
Los servicios contables para PyMES se adaptan a las necesidades recurrentes de una pequeña o mediana empresa. El outsourcing contable implica una delegación más amplia de procesos y responsabilidades. La diferencia concreta depende de las actividades que la empresa conservará internamente y de las que desea tercerizar.
¿Se puede comenzar si la contabilidad está atrasada?
Primero debe realizarse una revisión para identificar periodos pendientes, documentos faltantes y calidad de los registros. La actualización o reconstrucción de información anterior puede requerir un alcance separado antes de iniciar el servicio recurrente.
¿Cómo se define el valor del servicio?
La propuesta depende, entre otros factores, del volumen de documentos, las cuentas bancarias, los empleados, las responsabilidades tributarias, la periodicidad, los reportes solicitados y el estado actual de la contabilidad. Por esta razón, se requiere una revisión inicial antes de establecer el alcance.