El certificado de ingresos y retenciones es un documento esencial para empleados, independientes y pensionados en Colombia. Aquí te explicamos para qué sirve, cómo obtenerlo y qué hacer si no lo recibes.
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones es un documento que detalla los ingresos obtenidos y las retenciones practicadas a una persona natural durante un año gravable. Es emitido por el agente retenedor: empleador, entidad pagadora o contratante.
Qué incluye este certificado
El certificado incluye la información esencial que respalda los ingresos percibidos durante el año gravable. Este documento permite verificar tanto los pagos recibidos como las obligaciones cumplidas ante la DIAN. Contiene:
- El valor total de los ingresos laborales o contractuales devengados.
- Las retenciones en la fuente practicadas mensualmente.
- Aportes realizados a salud, pensión y parafiscales, si aplican.
- La identificación del agente retenedor (empleador o contratante) y del beneficiario (empleado, independiente o pensionado).
Este contenido es clave para trámites tributarios, bancarios o legales, y debe coincidir con lo reportado ante la autoridad fiscal.
¿Quién debe emitirlo y quién lo recibe?
El certificado de ingresos y retenciones debe ser emitido por quien efectúa pagos sujetos a retención. En esta sección te explicamos quién está obligado a entregarlo y quién debe recibirlo.
Obligados a emitirlo
Están obligados a emitir el certificado de ingresos y retenciones quienes realicen pagos sujetos a retención en la fuente. La norma aplica para distintos tipos de agentes retenedores, como:
- Empleadores: deben entregarlo a cada trabajador dependiente al finalizar el año gravable.
- Pagadores de pensiones: entidades como Colpensiones o fondos privados deben emitirlo a los pensionados.
- Contratantes: deben certificar pagos realizados a independientes o prestadores de servicios.
- Cajas de compensación, cooperativas y fondos: también deben emitirlo cuando actúan como pagadores de ingresos sujetos a retención.
Este deber tiene soporte legal y fiscal.
Obligados a recibirlo
El certificado de ingresos y retenciones debe ser recibido por quienes lo necesitan como soporte tributario o para trámites financieros. Las siguientes personas están obligadas o se benefician de recibirlo:
- Personas naturales obligadas a declarar renta, ya que el certificado respalda ingresos y retenciones del año gravable.
- Quienes deben demostrar ingresos ante bancos, notarías, embajadas u otras entidades.
- Trabajadores independientes que requieren este soporte para procesos legales, fiscales o contractuales.
Contar con este documento permite cumplir con obligaciones tributarias y acreditar ingresos de forma clara, segura y verificable ante distintas instituciones.
¿Para qué sirve el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones cumple funciones clave en trámites tributarios, bancarios y legales. A continuación, te explicamos sus principales usos y por qué es importante conservarlo actualizado.
Declaración de renta
Es uno de los documentos más relevantes al momento de presentar la declaración de renta en Colombia. Cumple dos funciones esenciales:
- Soporte de ingresos: valida los valores que deben reportarse como ingresos laborales, pensionales o por servicios.
- Registro de retenciones: permite acreditar las retenciones en la fuente ya practicadas durante el año gravable. Estas se descuentan como anticipo del impuesto a pagar.
Presentar la declaración de renta sin este certificado puede generar errores, omisiones o sanciones. Por eso, debe conservarse y revisarse antes de iniciar el proceso tributario anual.
Trámites bancarios o legales
El certificado de ingresos y retenciones también es un requisito frecuente en trámites financieros y legales. Aporta evidencia clara y oficial de la capacidad económica de una persona natural. Es útil para:
- Solicitudes de crédito, como préstamos hipotecarios, de libre inversión o educativos.
- Procesos migratorios o sociales, incluyendo solicitudes de visa, becas o subsidios del Estado.
- Gestiones legales, como sucesiones, procesos de alimentos o validación de ingresos ante jueces o entidades públicas.
Tener este certificado actualizado permite avanzar en trámites personales sin contratiempos, ya que refleja ingresos formales y deducciones verificadas.
Control contable y fiscal
Este certificado también cumple una función estratégica en el control contable y fiscal. Sirve para verificar la correcta aplicación de las obligaciones tributarias por parte del agente retenedor. En particular:
- Permite comprobar que el empleador o pagador realizó las retenciones en la fuente según lo estipulado en la ley.
- Funciona como soporte ante auditorías fiscales o requerimientos formales emitidos por la DIAN.
Tener este documento validado y organizado facilita el cumplimiento normativo, reduce riesgos de sanciones y mejora la trazabilidad financiera en los procesos contables personales o empresariales.
¿Cómo obtener el certificado de ingresos y retenciones?
Obtener el certificado de ingresos y retenciones es un proceso sencillo si conoces los pasos correctos. A continuación, te explicamos cómo solicitarlo según tu tipo de relación laboral o contractual.
Si eres empleado
- Solicita el certificado al área de talento humano o nómina
- Verifica que incluya tu nombre completo, número de documento e ingresos anuales
- Confirma que se reporten correctamente las retenciones en la fuente practicadas
Si eres pensionado
- Solicítalo directamente al fondo de pensiones (Colpensiones, Porvenir, Protección, etc.)
- Puedes descargarlo en línea desde su portal web
- Verifica que incluya retenciones por pensión (si aplica)
Si eres trabajador independiente
- Solicita el certificado a cada empresa que te haya contratado
- Debes verificar que la empresa haya practicado y reportado retenciones
- Si tuviste múltiples clientes, deberás consolidar todos los certificados
Si eres responsable de emitirlo (como contador)
- Consolida la información de ingresos y retenciones practicadas
- Usa el formato oficial definido por la DIAN
- Firma digitalmente y entrega el documento al beneficiario
¿Cuándo debe emitirse este certificado?
El plazo límite para su emisión es el 31 de marzo de cada año, según la Resolución 000098 de 2020 de la DIAN. Esto permite que los contribuyentes tengan tiempo suficiente para declarar su renta entre agosto y octubre (personas naturales).
¿Qué hacer si no lo recibes o tiene errores?
Si no recibes tu certificado de ingresos y retenciones o notas errores en el documento, es importante actuar con prontitud. Aquí te explicamos qué pasos seguir en cada caso.
Si no te entregan el certificado
- Comunícate por escrito con la empresa o entidad pagadora
- Exige cumplimiento argumentando el artículo 381 del Estatuto Tributario
- Si no responden, puedes denunciar ante la DIAN
Si contiene errores
- Solicita su corrección por escrito
- Conserva evidencia de la solicitud
- No uses un certificado con datos incorrectos para declarar renta
¿Cómo puede ayudarte ASEMTRI con tu certificado de ingresos y retenciones?
En ASEMTRI te ofrecemos:
- Emisión de certificados firmados por contador público
- Revisión y corrección de certificados emitidos por terceros
- Soporte para trámites de declaración de renta
- Gestión completa para independientes, empleados y pensionados
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Preguntas frecuentes
En esta sección resolvemos las dudas más comunes sobre el certificado de ingresos y retenciones. Encuentra respuestas claras sobre su uso, emisión, validez y cómo obtenerlo correctamente.
1. ¿Es obligatorio entregar el certificado de ingresos y retenciones?
Sí. Todos los agentes retenedores deben emitir y entregar este certificado antes del 31 de marzo del año siguiente al gravable. Este deber está regulado por el Estatuto Tributario. No cumplirlo puede generar sanciones. El documento es clave para la declaración de renta para personas naturales y otros trámites.
2. ¿Puedo usar el certificado de ingresos para solicitar un crédito?
Sí. Las entidades financieras lo solicitan para validar tu capacidad de pago. El certificado respalda tus ingresos formales y las retenciones realizadas. Sirve para:
- Créditos hipotecarios o de consumo
- Arrendamientos
- Visas o becas
Debe estar firmado por un contador o entidad autorizada.
3. ¿Qué hago si no me entregan el certificado?
Debes solicitarlo por escrito al pagador o empleador. Si no hay respuesta:
- Recuerda que debe entregarse antes del 31 de marzo
- Conserva prueba de tu solicitud
- Informa a la DIAN si el incumplimiento persiste
También puedes asesorarte con un contador para orientar el proceso.
4. ¿Puedo declarar renta sin tener este certificado?
Sí, pero no es lo recomendable. Declarar sin este soporte puede generar inconsistencias. El certificado:
- Acredita ingresos y retenciones
- Evita errores en tu declaración
- Permite demostrar pagos anticipados de impuestos
Si no lo tienes, busca otros soportes válidos o asesórate con un profesional contable.
5. ¿Quién debe firmar el certificado de ingresos y retenciones?
Debe estar firmado por el agente retenedor. En algunos casos, también debe llevar la firma de un contador público titulado, especialmente cuando:
- Es emitido por un contratante o pagador independiente
- Lo requiere una entidad financiera o autoridad legal
La firma certifica la validez del documento ante terceros.
Asegúrate de tener tu certificado actualizado
El certificado de ingresos y retenciones no solo es un requisito tributario, sino una herramienta clave para tu seguridad financiera. Asegúrate de recibirlo, revisarlo y usarlo correctamente en tus trámites fiscales y legales. Si necesitas apoyo, en ASEMTRI estamos listos para ayudarte con asesoría contable profesional.