Cómo llevar contabilidad en una empresa

Mantente al tanto de las cuentas de tu empresa: lo que debes y no debes hacer en la contabilidad

Hay tres razones por las que necesitas estar al tanto del dinero que entra y sale en tu empresa. La DIAN necesitará información tuya en algún momento (ya sea que sea un pequeño comerciante o dirijas una sociedad anónima); necesitas saber si tienes suficiente efectivo para pasar el mes (flujo de efectivo); y finalmente, ¡Es bueno saber si realmente estás obteniendo ganancias!

Estos son consejos esenciales para llevar al día la contabilidad en una empresa: lo que debes y no debes hacer que te ayudarán a mantenerte al tanto de tus cuentas con un mínimo de tiempo y esfuerzo.

Que debes hacer para llevar contabilidad en una empresa

Mantén registros simples de ganancias y gastos

La contabilidad puede ser un sistema bastante básico, en el que se registra la entrada y la salida de dinero. En una hoja de cálculo o incluso simplemente en un libro, lleva un registro del dinero recibido en una columna y el dinero pagado en otra columna.

Deberás desglosar cómo gastaste y ganaste el dinero para obtener la información que necesita el recaudador de impuestos –DIAN-.

Organiza tu tiempo para organizar la contabilidad

Para llevar la contabilidad en una empresa es necesario reserva un tiempo regular cada semana o mes para organizar contabilidad de tu negocio. Muchos propietarios de pequeñas empresas lo hacen por las tardes o los fines de semana.

Mantén tu papeleo seguro

Si tus recibos están por todas partes, tu contabilidad será una tarea aún más difícil. Ten una caja en la que vayan todos los recibos y facturas pagadas. Guarda los talones de la chequera y otros documentos insustituibles en una caja fuerte a prueba de incendios.

Si trabajas desde casa, trata de mantener el papeleo comercial alejado del papeleo personal. Recuerda, si tienes niños + mermelada = papeleo pegajoso.

Dale a cada factura un número único

Configura un sistema simple y apégate a él. Por ejemplo, emite la factura 58, luego 59, luego 60. Muchas empresas nuevas no quieren comenzar con la factura número 1; está bien comenzar con la factura 50, siempre que tengas una nota en tus archivos para explicarla.

Conserva los recibos de la caja menor

Es fácil echar mano de la caja chica sin registrarla. Por ese motivo, al llevar la contabilidad en una empresa adquiere el hábito de anotar en qué gastas la caja menor y asegúrate de obtener un recibo por todo.

Monitorear si eres responsables del impuesto a las ventas

Si tu volumen de negocios como régimen simple durante los últimos 12 meses está por encima del umbral de 3.500 UVT eres responsable del impuesto a las ventas.

Asimismo, si una persona natural o régimen simple cumple con cualquiera de las siguientes condiciones establecidas en el artículo 437 del estatuto tributario, la persona deberá realizar el cambio a responsable de IVA y empezar a cumplir con sus obligaciones:

• Que el monto total de sus ingresos sea superior a 3.500 UVT.
• Tener más de un establecimiento de comercio u oficina.
• Que no celebre contratos por valores superiores a los 3.500 UVT.
• El monto de sus consignaciones bancarias supere los 3.500 UVT.
• Los negocios que operen bajo la modalidad de franquicia, concesión, regalía, autorización o explotación de intangibles.
• Ser usuario aduanero.

Revisa tus extractos bancarios

Tus estados de cuenta deben coincidir con tus registros contables. Si no es así, entonces tu o el banco cometieron un error. Con suerte, ya has adoptado el software de contabilidad basado en la nube, que te permitirá conciliar tus cuentas con tu banco.

Utilizar un buen software de contabilidad: te ahorrará tiempo y evitarás problemas

Dado el enorme crecimiento de la computación en la nube, los servicios de contabilidad en línea como Siigo y World Office son muy populares entre los propietarios de pequeñas empresas.

Los paquetes de contabilidad en línea generalmente incluyen una función para que realices tu facturación y realices un seguimiento de los pagos, calculan tu obligación de IVA y te permiten descargar tus transacciones bancarias, de modo que toda tu información financiera esté en un solo lugar.

Si bien es fácil usar una hoja de cálculo simple, el software de cuentas adecuado o un servicio de contabilidad en línea te ayudarán a obtener más información de tus cifras. También podría ahorrarte dinero al llevar la contabilidad en una empresa, ya que prepara la información en un formato preferido por tu contador.

Muchos de estos servicios en línea te ofrecen un período de prueba gratuito, generalmente de un mes, y luego te permiten pagar una tarifa mensual, por lo que no hay un gran impacto inicial en tu flujo de caja.

Contrata a un contador profesional o empresa de outsourcing contable

Un contador público calificado podría ser una de las mejores inversiones que hayas realizado para llevar la contabilidad en una empresa.

Te ayudarán a mantener las finanzas de tu empresa en el buen camino y te brindará la información financiera que necesitas, mientras te concentras en lo que haces mejor.

Para encontrar un contador profesional o empresa de outsourcing contable, pide a otros dueños de negocios en tu área que te recomienden uno, o investiga en Google y busca aquellas empresas o profesionales que estén bien calificados.

Que no hacer en contabilidad en una empresa

Hacer el papeleo complicado o parecer sospechoso

El papeleo debe ser sencillo. Cuanto más difícil lo hagas, más parecerá que estás tratando de ocultar algo.

Por ejemplo, una práctica que hacen algunas empresas nuevas es “saltarse” los números de factura, para que parezca que tienen más clientes de los que realmente tienen. Esta es una mala práctica al llevar la contabilidad en una empresa y podría dejarte expuesto a una investigación fiscal en el futuro.

Atrasarse con tu contabilidad

Dejar grandes pilas de papel esperando ser procesadas es una forma descuidada de administrar un negocio y no llevar bien la contabilidad en una empresa.

No solo no sabrás realmente lo que está sucediendo financieramente en tu empresa o negocio, sino que las posibilidades de perder el papeleo son mayores.

Mezclar gastos personales y comerciales

Esto se aplica si eres un comerciante individual o diriges una sociedad anónima simplificada. Mantén los gastos personales y comerciales claros y separados.

Además, debes tener diferentes cuentas bancarias, así que asegúrate de utilizar la correcta. Si pagas accidentalmente un gasto comercial desde una cuenta personal, está bien, simplemente solicite el pago por parte de tu negocio.

Confundir el dinero de tu empresa con “tu” dinero

Si eres propietario de una sociedad anónima o sociedad anónima simplificada, recuerda que se trata de una entidad jurídica independiente y, por lo tanto, el dinero le pertenece a ella, no a ti. Incluso si posees el 100% de la empresa.

Si deseas gastar dinero que pertenece a una S.A. o S.A.S. en algo personal, primero debes extraer el dinero de la sociedad, normalmente mediante la extracción de un salario y / o dividendos.

Tirar cualquier cosa

Debes conservar toda la documentación, incluidas las facturas y los recibos, durante al menos 5 años, según la estructura de tu negocio. Algunos contadores te aconsejan mantener registros durante más tiempo, en caso de que se lleve a cabo una investigación futura.

La importancia de mantenerte al tanto de las cuentas de tu empresa

Ahora, comprenderás mejor, por qué debes estar al tanto de la contabilidad en una empresa, y, además, contar con los servicios profesionales de un contador público o una empresa de asesorías contables como ASEMTRI.

Te ofrecemos servicios adicionales como certificación de ingresos expedida por contador público y servicio de declaración de renta para personas naturales y empresas.

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