Los documentos para certificar ingresos son soportes que permiten comprobar de dónde provienen los ingresos de una persona, qué valor recibe, a qué periodo corresponden y cuál es su relación con una actividad laboral, profesional, comercial, de arrendamiento u otra fuente de ingresos.
No existe una lista única de documentos válida para todos los casos. Los soportes necesarios dependen del origen de los ingresos, del periodo que se necesita acreditar, de la información disponible y de los requisitos de la entidad que recibirá el documento.
¿Qué documentos pueden servir para certificar ingresos?
Según el caso, pueden resultar relevantes contratos, facturas, cuentas de cobro, extractos bancarios, comprobantes o certificaciones de pago, documentos laborales, declaraciones tributarias y otros soportes que permitan relacionar los valores recibidos con su origen.
| Documento o soporte | Qué puede ayudar a demostrar | Cuándo puede ser útil |
|---|---|---|
| Extractos bancarios | Movimientos, consignaciones, transferencias, fechas y periodicidad de los valores recibidos. | Cuando los pagos ingresan a una cuenta bancaria. |
| Contratos | Relación contractual, objeto, valor pactado y vigencia. | Prestación de servicios, relaciones laborales, arrendamientos u otras relaciones contractuales. |
| Cuentas de cobro | Servicios o actividades por los cuales se realizó un cobro. | Profesionales, contratistas y otros trabajadores independientes. |
| Facturas o documentos equivalentes | Operaciones realizadas, conceptos y valores facturados. | Comerciantes, prestadores de servicios y personas que desarrollan actividades económicas. |
| Comprobantes o certificaciones de pago | Valores pagados por una empresa, cliente, pagador u otra entidad. | Honorarios, comisiones, servicios y otros pagos. |
| Certificado laboral y desprendibles de nómina | Vinculación laboral y pagos recibidos durante un periodo. | Trabajadores dependientes. |
| Certificado de ingresos y retenciones | Información reportada sobre rentas de trabajo o pensiones y retenciones correspondientes. | Cuando corresponde el Formulario 220 o el documento solicitado por el trámite. |
| Contrato y comprobantes de arrendamiento | Relación de arrendamiento, canon pactado y pagos recibidos. | Personas que reciben ingresos por arrendamientos. |
| Declaraciones tributarias | Información tributaria declarada correspondiente a un periodo. | Cuando resulte pertinente para el trámite o para contrastar la información económica disponible. |
| Certificados financieros, registros contables o estados financieros | Rendimientos, inversiones o información económica estructurada. | Personas con inversiones, negocios o actividades económicas organizadas. |
¿Qué debe demostrar un soporte de ingresos?
Más que acumular documentos, lo importante es que los soportes permitan relacionar el dinero recibido con su origen. Un documento resulta más útil cuando permite identificar información como:
- quién realizó el pago y quién lo recibió;
- por qué concepto se realizó el pago;
- qué valor se recibió;
- en qué fecha o periodo se recibió;
- si corresponde a un ingreso recurrente u ocasional;
- y qué relación existe entre el pago y la actividad que genera el ingreso.
Por ejemplo, un extracto bancario puede demostrar que ingresó dinero a una cuenta, pero no necesariamente explica por qué se recibió. Un contrato, una factura, una cuenta de cobro o una certificación del pagador puede ayudar a establecer esa relación.
Qué documentos reunir según el origen de sus ingresos
Los soportes cambian según la forma en que usted obtiene sus ingresos. Separarlos por origen facilita identificar qué información puede respaldar cada valor.
Si usted es empleado
Pueden resultar relevantes el certificado laboral, los desprendibles de nómina, los extractos donde se reflejen los pagos y el certificado de ingresos y retenciones cuando corresponda.
El Formulario 220 de la DIAN corresponde al Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones. No debe confundirse con un certificado contable de ingresos preparado para acreditar información económica ante un tercero.
Si necesita profundizar en esta diferencia, consulte la diferencia entre certificado de ingresos y certificado de ingresos y retenciones.
Si usted es independiente
Pueden ser relevantes contratos de prestación de servicios, cuentas de cobro, facturas, comprobantes o certificaciones de pago, extractos bancarios, registros contables y declaraciones tributarias cuando correspondan.
Los documentos deben permitir relacionar los pagos recibidos con la actividad que los genera. No todos los movimientos de una cuenta bancaria representan necesariamente ingresos.
Si necesita presentar un documento formal para acreditar este tipo de ingresos, puede consultar el servicio de certificado de ingresos para independientes.
Si recibe ingresos por arrendamiento
Entre los soportes que pueden resultar relevantes están el contrato de arrendamiento, los comprobantes de pago del canon, los extractos bancarios y las certificaciones emitidas por una inmobiliaria cuando exista intermediación.
Lo importante es que pueda establecerse una relación razonable entre el inmueble o contrato y los pagos que se pretenden acreditar como ingresos por arrendamiento.
Si tiene un negocio o desarrolla una actividad comercial
Pueden utilizarse facturas, comprobantes de ventas, pagos recibidos de clientes, extractos bancarios, registros contables, estados financieros y declaraciones tributarias, dependiendo de la información disponible y de las características del trámite.
Conviene diferenciar los ingresos de otros movimientos como préstamos, aportes, devoluciones o transferencias entre cuentas propias.
Si recibe rendimientos, dividendos u otros ingresos
Pueden resultar relevantes certificados de entidades financieras, extractos de productos de inversión, certificados de dividendos o participaciones y documentos emitidos por sociedades u otras entidades pagadoras.
¿Los extractos bancarios son suficientes para certificar ingresos?
No necesariamente. Un extracto bancario permite observar movimientos de dinero, pero una consignación o transferencia no demuestra por sí sola que el valor corresponda a un ingreso.
En una cuenta también pueden aparecer préstamos, devoluciones, transferencias entre cuentas propias u otros movimientos que no corresponden a ingresos provenientes de una actividad económica.
Por esta razón, puede ser necesario relacionar el extracto con contratos, facturas, cuentas de cobro, certificaciones, comprobantes de pago u otros documentos que permitan identificar el origen y naturaleza del dinero recibido.
Documentos que pueden ser insuficientes por sí solos
Un documento puede aportar información y aun así necesitar otros soportes que permitan completar la revisión. Esto puede ocurrir con:
- capturas de pantalla sin identificación suficiente;
- conversaciones o mensajes sin comprobantes relacionados;
- consignaciones cuyo origen no puede identificarse;
- contratos sin evidencia de los pagos que se pretende acreditar;
- recibos sin identificación de las partes o del concepto;
- documentos editables sin información suficiente para establecer su procedencia;
- valores informados sin respaldo documental;
- y transferencias entre cuentas propias presentadas como ingresos.
Estos documentos no tienen que descartarse automáticamente. Algunos pueden complementar otros soportes cuando existe información suficiente para relacionarlos con el ingreso que se pretende acreditar.
Los soportes y el certificado de ingresos no son lo mismo
Los soportes de ingresos son los documentos utilizados para respaldar el origen, valor y periodo de la información económica.
Un certificado de ingresos es un documento que permite acreditar ingresos con base en información y soportes revisables, preparado para una finalidad y un periodo determinados.
Por eso, presentar varios soportes no significa necesariamente que ya se tenga el documento solicitado por una entidad. Si el trámite exige una certificación formal, debe confirmarse qué tipo de certificado requiere el tercero.
Cómo organizar los documentos antes de solicitar un certificado
- Confirme qué documento le solicitan. Verifique si requieren un certificado contable, certificado laboral, Formulario 220, declaración tributaria u otro documento.
- Determine el periodo que necesita acreditar. La entidad puede solicitar información de determinados meses o de un periodo específico.
- Separe los ingresos según su origen. Diferencie salarios, honorarios, ventas, arrendamientos, rendimientos u otras fuentes.
- Relacione cada ingreso con sus soportes. Organice contratos, facturas, cuentas de cobro, comprobantes, extractos y certificaciones correspondientes.
- Identifique movimientos que no correspondan a ingresos. Separe préstamos, devoluciones y transferencias entre cuentas propias cuando puedan confundirse con ingresos.
- Compruebe que los documentos sean legibles y completos. Esto facilita su revisión y permite identificar si hace falta información adicional.
- Revise las condiciones del tercero. Algunas entidades establecen periodos, formatos o requisitos específicos.
¿Los soportes o el certificado garantizan la aprobación de un trámite?
No. Los documentos y certificados pueden servir para acreditar información económica, pero su aceptación y el resultado de un crédito, arrendamiento, estudio financiero u otro trámite dependen de la entidad que los recibe y de sus propios requisitos y criterios.
Antes de preparar un certificado, conviene confirmar qué documento exige la entidad, qué periodo debe cubrir, qué información debe contener y si requiere soportes adicionales.
¿Necesita un certificado de ingresos?
ASEMTRI ofrece el servicio de certificado de ingresos para personas que necesitan acreditar ingresos mediante un documento firmado por contador público.
La información y los soportes disponibles se revisan para estructurar el certificado de acuerdo con el periodo y la finalidad del trámite, utilizando la información que pueda sustentarse documentalmente.
La aceptación final del certificado depende de la entidad que recibe el documento y de sus requisitos.
Preguntas frecuentes sobre los documentos para certificar ingresos
¿Debo presentar todos los documentos mencionados en esta guía?
No. Los documentos necesarios dependen del origen de sus ingresos, del periodo que necesita acreditar y de los requisitos del trámite. Deben seleccionarse los soportes que realmente correspondan a su situación.
¿Un contrato es suficiente para demostrar ingresos?
Puede ayudar a demostrar la existencia de una relación y los valores pactados, pero no siempre acredita que los pagos fueron efectivamente recibidos. Según el caso, puede complementarse con comprobantes, extractos, facturas, cuentas de cobro u otros soportes.
¿Las cuentas de cobro pueden servir como soporte?
Sí, pueden resultar relevantes para relacionar un servicio o actividad con un valor cobrado. Su utilidad depende de que puedan vincularse con la actividad y, cuando corresponda, con los pagos recibidos.
¿Qué ocurre si un extracto muestra dinero recibido pero no explica su origen?
Puede ser necesario complementarlo con otros documentos que permitan identificar por qué se recibió el dinero, como un contrato, una factura, una cuenta de cobro, un comprobante o una certificación.
¿La entidad que recibe el certificado puede pedir documentos adicionales?
Sí. Los requisitos dependen de cada entidad y del trámite. Por eso es recomendable confirmar previamente qué documento, periodo, formato e información exige el tercero.