En contabilidad, la palabra balance puede referirse a distintos documentos o reportes utilizados para organizar, comprobar o presentar información financiera. Uno de los usos más habituales es como sinónimo del estado de situación financiera, que muestra los activos, pasivos y patrimonio de una entidad en una fecha determinada.
Sin embargo, también existen expresiones como balance inicial, balance de comprobación o balance de cierre. Aunque comparten información contable, no necesariamente cumplen la misma función ni representan el mismo documento.
¿Qué es un balance contable?
Un balance contable es una representación organizada de información procedente de la contabilidad. Dependiendo del tipo de balance, puede utilizarse para conocer la situación financiera de una entidad, comprobar los saldos de las cuentas o establecer información correspondiente a una fecha determinada.
Cuando el término se utiliza para referirse al estado de situación financiera, el balance presenta la relación entre tres elementos principales:
- Activos: recursos reconocidos por la entidad, como efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, propiedades o equipos, según corresponda.
- Pasivos: obligaciones de la entidad, como cuentas por pagar, préstamos u otras deudas reconocidas.
- Patrimonio: participación residual en los activos después de deducir los pasivos.
Esta relación suele expresarse mediante la ecuación contable:
Activos = Pasivos + Patrimonio
¿Para qué sirve un balance?
La utilidad depende del tipo de balance y de la finalidad para la que se prepare. En términos generales, estos documentos permiten organizar y analizar información contable de una entidad o persona cuando corresponda.
Un balance puede ayudar a:
- conocer los activos, pasivos y patrimonio a una fecha específica;
- revisar la composición de los recursos y obligaciones;
- comparar información entre diferentes fechas o periodos;
- comprobar saldos y movimientos registrados en la contabilidad;
- apoyar la preparación y revisión de información financiera;
- presentar información cuando un tercero la solicita, de acuerdo con los requisitos aplicables.
El propósito concreto debe definirse antes de elaborar o solicitar el documento, porque no todos los balances contienen la misma información.
Principales tipos de balances contables
La expresión “balance” se utiliza en diferentes contextos contables. Estas son algunas de las denominaciones más frecuentes:
| Tipo de balance | Qué muestra o permite revisar | Uso principal |
|---|---|---|
| Balance general o estado de situación financiera | Activos, pasivos y patrimonio en una fecha específica. | Conocer la situación financiera de una entidad a una fecha determinada. |
| Balance inicial | La información financiera correspondiente al punto de partida de un proceso o periodo contable. | Establecer una situación inicial con base en la información y soportes disponibles. |
| Balance de comprobación | Movimientos y saldos de las cuentas contables. | Comprobar y revisar la información registrada antes de preparar otros reportes o estados financieros. |
| Balance de cierre | Información resultante al finalizar un periodo o proceso contable. | Apoyar el cierre y la determinación de los saldos correspondientes a una fecha de corte. |
¿Balance y balance general son lo mismo?
No siempre. La palabra “balance” puede utilizarse de manera general para distintos reportes contables. Sin embargo, cuando se emplea como equivalente de balance general, hace referencia al estado de situación financiera.
En este estado se presentan los activos, pasivos y patrimonio de una entidad en una fecha específica.
Si necesita profundizar en este documento, consulte qué es el balance general y cómo se estructura.
Diferencia entre balance general y balance de comprobación
El balance general o estado de situación financiera y el balance de comprobación no cumplen la misma función.
| Característica | Balance general | Balance de comprobación |
|---|---|---|
| Finalidad | Presentar la situación financiera a una fecha determinada. | Revisar movimientos y saldos de las cuentas contables. |
| Información principal | Activos, pasivos y patrimonio. | Cuentas, débitos, créditos y saldos, según su estructura. |
| Función dentro del proceso contable | Forma parte de la presentación de información financiera. | Sirve principalmente como herramienta de comprobación y revisión contable. |
Por esta razón, que un balance de comprobación esté cuadrado no significa por sí solo que toda la información necesaria para preparar los estados financieros haya sido revisada o ajustada.
¿Qué diferencia hay entre un balance y los estados financieros?
Un balance no necesariamente representa el conjunto completo de estados financieros.
El estado de situación financiera, también denominado balance, es uno de los estados financieros. Dependiendo del marco aplicable, la información financiera puede incluir además otros estados y sus notas correspondientes.
Por ejemplo, mientras el estado de situación financiera muestra activos, pasivos y patrimonio a una fecha determinada, el estado de resultados presenta información relacionada con ingresos, costos y gastos de un periodo.
Por eso, para analizar de forma más completa la situación y el desempeño de una entidad suele ser necesario revisar más de un estado financiero.
¿Qué información se necesita para preparar un balance?
La información requerida depende del balance que se necesite, de la fecha de corte y de la finalidad del documento.
Según el caso, puede ser necesario revisar elementos como:
- registros contables;
- saldos de cuentas;
- extractos y conciliaciones;
- cuentas por cobrar y por pagar;
- inventarios;
- activos y obligaciones;
- documentos y soportes de las operaciones;
- información correspondiente a la fecha o periodo que se desea analizar.
No todos estos elementos aplican en todos los casos. Primero debe determinarse qué documento se requiere y qué información existe para respaldarlo.
¿Cómo saber qué tipo de balance necesita?
Antes de solicitar o preparar un balance, conviene responder tres preguntas:
- ¿Para qué necesita la información? Puede ser para control interno, conocer una situación financiera, iniciar o cerrar un proceso contable o atender una solicitud de un tercero.
- ¿A qué fecha debe corresponder? Un balance representa información relacionada con una fecha o periodo concreto.
- ¿Qué documento le solicitaron exactamente? Si la información será presentada ante un tercero, es importante revisar el nombre del documento y sus requisitos antes de elaborarlo.
Esta revisión evita confundir un balance general con un balance inicial, un balance de comprobación u otro reporte contable.
Otros contenidos sobre balances
Si necesita profundizar en un tipo específico de balance, puede consultar:
Preguntas frecuentes sobre balances contables
¿Balance contable y balance general significan lo mismo?
Depende del contexto. “Balance contable” puede utilizarse como una expresión general, mientras que el balance general hace referencia específicamente al estado de situación financiera que presenta activos, pasivos y patrimonio a una fecha determinada.
¿Todos los balances son estados financieros?
No. El estado de situación financiera o balance general sí es un estado financiero, pero otros reportes denominados balances, como el balance de comprobación, cumplen principalmente funciones internas de revisión contable.
¿El balance muestra las ganancias o pérdidas de una empresa?
El estado de situación financiera muestra principalmente activos, pasivos y patrimonio a una fecha determinada. Los ingresos, costos, gastos y el resultado de un periodo se presentan en el estado de resultados.
¿Qué balance necesito si apenas inicia la actividad o la contabilidad?
Dependiendo de la situación, puede ser necesario establecer información inicial o de apertura. Consulte qué es un balance inicial para conocer su finalidad y cuándo puede ser relevante.
¿Necesita revisar información financiera?
El documento adecuado depende de la finalidad, la fecha de corte, los soportes disponibles y el alcance de la información que se necesita presentar.
Puede conocer el servicio de estados financieros de ASEMTRI y revisar qué alcance puede corresponder a su caso.