El certificado de ingresos y retenciones es un documento que resume los pagos recibidos y las retenciones practicadas a una persona durante un año gravable. En Colombia, se relaciona principalmente con el Formulario 220, usado para certificar ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones.
Este certificado suele ser entregado por el empleador, pagador o agente de retención. Puede servir para preparar la declaración de renta, revisar retenciones en la fuente, acreditar ingresos laborales o conservar soporte tributario cuando una entidad lo solicita.
Resumen rápido
El certificado de ingresos y retenciones permite conocer, en un solo documento, los ingresos reportados por un empleador o pagador y las retenciones practicadas durante un periodo determinado.
- Lo expide generalmente el empleador, pagador o agente retenedor.
- Se usa con frecuencia para revisar o preparar la declaración de renta.
- Puede servir como soporte de ingresos laborales o pensionales.
- No siempre reemplaza documentos como certificado laboral, extractos bancarios o certificado contable.
- Su aceptación en trámites financieros, inmobiliarios o administrativos depende de la entidad solicitante.
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones es un soporte que informa los pagos recibidos por una persona y las retenciones en la fuente practicadas durante el año gravable.
La DIAN prescribe el Formulario 220 como “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones” para los años gravables 2023 y siguientes. Este formulario puede ser diseñado por empleadores o contratantes de servicios personales, siempre que conserve la distribución y el contenido exigido por la entidad.
En términos prácticos, el documento ayuda a revisar cuánto recibió una persona por rentas de trabajo o pensión, qué valores fueron certificados y cuánto le fue retenido durante el periodo.
Puede consultar la referencia oficial en la Resolución DIAN 000022 de 2024.
¿Para qué sirve el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones sirve principalmente para soportar ingresos laborales, pensionales y retenciones en la fuente durante un año gravable.
Para revisar la declaración de renta
Si usted debe presentar declaración de renta, este certificado ayuda a revisar ingresos laborales, pagos recibidos y retenciones practicadas.
Sin embargo, no siempre contiene toda la información necesaria para declarar. Si también tuvo ingresos por honorarios, arriendos, rendimientos financieros, ventas de activos, dividendos u otros conceptos, debe revisar esos soportes por separado.
Para verificar retenciones en la fuente
El documento permite revisar el valor de las retenciones practicadas durante el año. Esta información puede incidir en el resultado de la declaración de renta, según la situación completa del contribuyente.
Para trámites financieros o administrativos
Algunas entidades financieras, inmobiliarias o administrativas pueden solicitar el certificado como soporte de ingresos, especialmente cuando la persona es asalariada o pensionada.
Aun así, cada entidad define sus propios requisitos. En algunos casos pueden pedir documentos adicionales, como certificado laboral, desprendibles de nómina, extractos bancarios, declaración de renta o un certificado contable.
Si necesita organizar soportes adicionales, consulte esta guía sobre documentos para certificar ingresos.
¿Necesita un certificado de ingresos?
- Revisión de soportes según su caso.
- Orientación profesional durante el proceso.
- Atención para personas naturales e independientes.
¿Quién entrega el certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones lo entrega, por lo general, el empleador, pagador o agente de retención que realizó los pagos y practicó las retenciones correspondientes.
Si usted fue empleado durante el año gravable, normalmente debe solicitarlo al área de nómina, talento humano, contabilidad o administración de la empresa.
Si fue pensionado, debe revisar con la entidad pagadora de la pensión.
Si fue contratista, independiente o prestador de servicios, el documento que necesita puede variar. En algunos casos recibirá certificados de retención expedidos por sus clientes o pagadores. En otros, puede requerir un certificado de ingresos elaborado con base en soportes revisables.
¿Qué información contiene este certificado?
El certificado puede contener datos del trabajador o pensionado, del empleador o pagador, del periodo certificado, de los pagos recibidos y de las retenciones practicadas.
- Datos del empleador, pagador o agente retenedor.
- Datos de identificación del trabajador o pensionado.
- Año gravable certificado.
- Pagos por salarios u otros conceptos laborales, cuando aplique.
- Pagos por pensiones, si corresponde.
- Otros pagos reportables dentro del formulario.
- Retenciones en la fuente practicadas durante el periodo.
- Información adicional exigida por el formato aplicable.
El instructivo del Formulario 220 incluye casillas relacionadas con pagos laborales, pensionales, otros ingresos, retenciones, bienes, deudas y dependientes económicos, según corresponda.
Puede consultar el Formulario 220 y su instructivo en la DIAN.
Diferencia entre certificado de ingresos y certificado de ingresos y retenciones
Aunque sus nombres son similares, no todos los certificados cumplen la misma función. Elegir el documento correcto ayuda a evitar retrasos en trámites financieros, tributarios, laborales o administrativos.
| Documento | Quién suele emitirlo | Qué acredita | Uso frecuente |
|---|---|---|---|
| Certificado de ingresos y retenciones | Empleador, pagador o agente retenedor | Pagos recibidos y retenciones practicadas en un año gravable | Declaración de renta, revisión tributaria o soporte laboral |
| Certificado de ingresos | Contador público o entidad competente, según el caso | Ingresos de una persona con base en soportes revisables | Créditos, arriendos, trámites financieros o validación económica |
| Certificado laboral | Empleador | Relación laboral, cargo, antigüedad y salario, si aplica | Trámites laborales, financieros o administrativos |
| Certificados contables | Contador público, con base en soportes | Información económica, contable o financiera específica | Trámites financieros, comerciales, administrativos o tributarios |
La diferencia principal es que el certificado de ingresos y retenciones tiene un enfoque tributario y suele estar ligado a pagos y retenciones reportados por un empleador o agente retenedor. En cambio, un certificado de ingresos puede elaborarse para acreditar capacidad económica en situaciones más amplias, especialmente cuando la persona no cuenta con nómina tradicional.
Si no sabe cuál documento necesita, puede revisar las opciones de certificados contables para identificar el soporte más adecuado según la finalidad de su trámite.
Si una entidad le pidió un soporte de ingresos y no tiene claro cuál documento corresponde, ASEMTRI puede orientarle según su caso.
¿Cuándo necesita este certificado una persona natural?
Una persona natural puede necesitar el certificado de ingresos y retenciones cuando recibió ingresos laborales, pensionales o pagos sujetos a retención y requiere soportar esa información.
Cuando va a declarar renta
Este certificado puede ser uno de los documentos principales para revisar ingresos laborales y retenciones practicadas. Si además tuvo ingresos adicionales, debe reunir los soportes correspondientes.
Cuando necesita verificar retenciones
El documento permite comparar las retenciones informadas con los pagos recibidos durante el año. Esto puede ayudar a identificar inconsistencias antes de presentar una declaración o entregar información a terceros.
Cuando una entidad lo solicita
Una entidad financiera, inmobiliaria o administrativa puede pedirlo como parte del estudio de ingresos. No obstante, puede exigir documentos complementarios.
Cuando necesita conservar soporte tributario
Conviene conservarlo como respaldo documental, especialmente si la información fue usada para declarar renta o para justificar ingresos y retenciones ante una entidad.
¿El certificado de ingresos y retenciones reemplaza la declaración de renta?
No siempre. En ciertos casos, cuando una persona no está obligada a declarar renta y el certificado se encuentra debidamente diligenciado, puede tener efectos frente a la declaración de renta según las reglas aplicables.
Sin embargo, esto no significa que siempre reemplace la declaración. Antes de asumir que no debe declarar, se deben revisar los topes vigentes del año gravable correspondiente, el patrimonio, los ingresos, las consignaciones, los consumos, las compras, las responsabilidades fiscales y cualquier otra condición aplicable.
Si existen dudas, conviene hacer una revisión profesional antes de tomar una decisión tributaria.
¿Qué debe revisar antes de usar este certificado?
Antes de usar el certificado de ingresos y retenciones para una declaración, crédito, arriendo o trámite, revise que la información sea coherente con sus soportes.
- Que sus nombres, apellidos y número de identificación estén correctos.
- Que el año gravable corresponda al periodo solicitado.
- Que los datos del empleador o pagador estén completos.
- Que los ingresos reportados coincidan razonablemente con sus pagos del año.
- Que las retenciones practicadas estén registradas.
- Que no falten certificados de otros empleadores o pagadores.
- Que tenga soportes adicionales si recibió otros ingresos.
- Que el documento corresponda al trámite que está realizando.
Si encuentra errores, solicite la corrección al empleador, pagador o agente retenedor antes de usar el certificado en una declaración o trámite.
¿Necesita un certificado de ingresos?
- Revisión de soportes según su caso.
- Orientación profesional durante el proceso.
- Atención para personas naturales e independientes.
Errores frecuentes al interpretar el certificado
Confundirlo con un certificado laboral
El certificado laboral acredita la relación de trabajo. El certificado de ingresos y retenciones informa pagos y retenciones durante un año gravable.
Creer que muestra todos los ingresos
El certificado puede reflejar ingresos asociados a un empleador o pagador, pero no necesariamente todos los ingresos del contribuyente.
Asumir que las retenciones son el impuesto final
Las retenciones no siempre equivalen al impuesto definitivo. El resultado depende de la situación tributaria completa.
Solicitarlo a quien no corresponde
Si se trata del Formulario 220 por ingresos laborales o pensionales, normalmente debe solicitarlo al empleador, pagador o agente retenedor.
¿Qué documento necesita si es independiente?
Si usted es independiente, contratista o freelancer, el certificado de ingresos y retenciones puede no ser suficiente o no ser el documento principal para su trámite.
Según su caso, puede requerir certificados de retención expedidos por clientes o pagadores, cuentas de cobro, facturas electrónicas, contratos de prestación de servicios, extractos bancarios, soportes de seguridad social, declaración de renta o un certificado de ingresos elaborado con base en soportes revisables.
Para trámites financieros, inmobiliarios o administrativos, puede ser más adecuado solicitar un certificado contable de ingresos, siempre que existan soportes suficientes para respaldarlo.
¿Cómo puede ayudarle ASEMTRI?
ASEMTRI puede orientarle para identificar qué tipo de certificado necesita según su situación: certificado de ingresos, certificado de ingresos para independientes, certificado de ingresos y egresos, certificado de no declarante o revisión de soportes para declaración de renta.
Si usted ya cuenta con un certificado de ingresos y retenciones, también puede recibir acompañamiento para revisar cómo usarlo dentro de la preparación de su declaración de renta o para organizar los demás documentos que puedan ser necesarios.
El acompañamiento se realiza con base en los soportes disponibles, la finalidad del documento y la situación particular de la persona. No se promete aceptación universal de certificados ante terceros, porque cada entidad puede exigir requisitos propios.
ASEMTRI es una firma contable digital en Colombia fundada por Stephanie Morales, Contadora Pública, que acompaña a personas naturales, independientes, PyMES y empresas en servicios contables, tributarios y documentales.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de ingresos y retenciones
¿El certificado de ingresos y retenciones es obligatorio?
Para agentes de retención que realizan pagos laborales a asalariados, la expedición anual del certificado está prevista en la normativa tributaria. Si usted fue empleado, puede solicitarlo al área encargada de nómina, talento humano o contabilidad.
¿El certificado de ingresos y retenciones sirve para declarar renta?
Sí. Es uno de los soportes más importantes para revisar ingresos laborales, pensionales y retenciones practicadas durante el año gravable. Aun así, debe complementarse con los demás soportes de la persona natural.
¿Es lo mismo certificado de ingresos y retenciones que certificado laboral?
No. El certificado laboral acredita información de la relación laboral, como cargo, salario o antigüedad. El certificado de ingresos y retenciones informa pagos y retenciones durante un año gravable.
¿Un contador público puede expedir el certificado de ingresos y retenciones?
Cuando se trata del Formulario 220 por rentas de trabajo o pensiones, normalmente lo expide el empleador, pagador o agente retenedor. Un contador público puede ayudar a revisar el documento o preparar otros certificados contables si el trámite lo requiere.
¿Qué pasa si tengo varios empleadores en el mismo año?
Debe solicitar el certificado correspondiente a cada empleador o pagador que le haya realizado pagos y retenciones durante el año gravable. Esto ayuda a consolidar correctamente la información.
¿Este certificado sirve para pedir un crédito o arrendar?
Puede servir como soporte si usted es asalariado o pensionado. Sin embargo, la entidad financiera o inmobiliaria puede pedir documentos adicionales, como extractos bancarios, certificado laboral, desprendibles de pago, declaración de renta o certificado contable.
¿Qué hago si el certificado tiene errores?
Debe solicitar la corrección al empleador, pagador o agente retenedor que emitió el documento. Es recomendable corregir inconsistencias antes de usarlo en una declaración de renta o entregarlo a una entidad.
Solicite orientación sobre el certificado que necesita
Si necesita acreditar ingresos, preparar soportes para declaración de renta o entender si debe usar un certificado de ingresos, un certificado de ingresos y retenciones u otro documento contable, ASEMTRI puede orientarle según su caso.