El certificado del Registro Único de Proponentes (RUP) es el documento expedido por las cámaras de comercio que permite acreditar información de una persona natural o jurídica inscrita en este registro.
El certificado refleja información que ha sido incorporada y verificada en el RUP, como la clasificación del proponente, determinados requisitos e indicadores habilitantes, experiencia y otra información prevista por la normativa de contratación estatal.
No debe confundirse con el RUP: el RUP es el registro y el certificado es el documento que acredita la información que consta en ese registro.
¿Qué es el certificado de proponentes?
El nombre utilizado en la normativa es certificado del Registro Único de Proponentes. Su función es acreditar las circunstancias que constan en el RUP y que han sido verificadas por las cámaras de comercio.
En los procesos de contratación estatal en los que corresponde utilizar el RUP, este certificado permite a las entidades consultar y comprobar información registrada sobre el proponente.
Por esta razón, no es simplemente una constancia de que una empresa existe: está directamente relacionado con la información que integra el Registro Único de Proponentes.
¿Qué información contiene el certificado del RUP?
De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015, el certificado del RUP debe contener información relacionada con:
- los bienes, obras y servicios para los cuales está inscrito el proponente de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;
- los requisitos e indicadores correspondientes al RUP;
- información relativa a contratos, multas, sanciones e inhabilidades; y
- la información histórica de experiencia que el proponente haya inscrito en el registro.
El RUP también reúne información relacionada con aspectos como la experiencia y las capacidades jurídica, financiera y organizacional del proponente, de acuerdo con las reglas aplicables.
¿Cuál es la diferencia entre el RUP y el certificado de proponentes?
La diferencia principal está en que uno corresponde al registro y el otro al documento mediante el cual puede acreditarse la información registrada.
| Concepto | Registro Único de Proponentes | Certificado del RUP |
|---|---|---|
| Qué es | Registro en el que consta información del proponente. | Documento que acredita información registrada y certificada en el RUP. |
| Quién lo administra o expide | Las cámaras de comercio administran el registro. | Las cámaras de comercio expiden el certificado. |
| Trámites relacionados | Inscripción, renovación, actualización y cancelación. | Solicitud del documento que acredita la información registrada. |
Si necesita comprender con mayor detalle el registro, consulte nuestra guía sobre qué es el Registro Único de Proponentes (RUP).
¿Quién expide el certificado del RUP?
El certificado es expedido por las cámaras de comercio. La normativa establece que puede ser solicitado por cualquier interesado.
Las entidades estatales también pueden acceder en línea a la información inscrita en el RUP de acuerdo con los mecanismos establecidos para ello.
Por ejemplo, la Cámara de Comercio de Bogotá dispone de un servicio específico para solicitar certificados del Registro Único de Proponentes.
¿Cómo se obtiene un certificado de proponentes?
Si la persona natural o jurídica ya se encuentra inscrita en el RUP, debe solicitar el certificado ante la cámara de comercio correspondiente utilizando los canales que esta tenga habilitados.
Este procedimiento no debe confundirse con inscribirse, actualizar o renovar el RUP. Esos son trámites sobre el registro y pueden requerir formularios, soportes y verificación documental.
Por tanto, si lo que necesita es únicamente una copia del certificado, no significa que deba realizar nuevamente todo el proceso de inscripción.
¿Es obligatorio tener RUP para contratar con el Estado?
El RUP es exigible como regla general para las personas naturales y jurídicas que participan en determinados procesos de contratación convocados por entidades estatales. Sin embargo, la legislación contempla excepciones.
Por esta razón, no puede afirmarse que todas las personas o empresas que contraten con el Estado deban estar inscritas en el RUP en cualquier circunstancia. La necesidad de inscripción debe revisarse según el proceso de contratación correspondiente.
¿El certificado de proponentes se renueva cada año?
Lo que debe renovarse es el Registro Único de Proponentes, no el certificado como trámite independiente.
La normativa establece que la persona inscrita debe presentar la información para renovar su RUP a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año. Si no lo hace dentro de ese plazo, cesan los efectos del registro.
El certificado que posteriormente se solicite reflejará la información que corresponda al estado del registro.
¿El certificado del RUP garantiza que una propuesta será aceptada?
No. El certificado acredita la información que consta en el Registro Único de Proponentes, pero no garantiza la adjudicación de un contrato ni la aceptación de una propuesta.
Cada proceso de contratación puede incluir condiciones y requisitos adicionales que deben revisarse de acuerdo con sus documentos específicos.
¿Qué relación tienen los estados financieros con el RUP?
La información financiera hace parte de los aspectos que pueden ser relevantes para determinar la capacidad financiera y organizacional del proponente.
Sin embargo, los documentos y soportes requeridos corresponden principalmente a los trámites de inscripción, renovación o actualización del RUP, no a la simple solicitud de una copia del certificado.
Los requisitos concretos deben comprobarse según el tipo de proponente, el trámite que se vaya a realizar y las instrucciones de la cámara de comercio correspondiente.
¿Necesita apoyo con un trámite relacionado con el RUP?
ASEMTRI ofrece acompañamiento contable y financiero relacionado con el Registro Único de Proponentes, según el alcance aplicable a cada caso.
Si necesita revisar su situación, los soportes disponibles o el trámite que debe realizar, consulte nuestro servicio de Registro Único de Proponentes (RUP).