Respuesta corta: una persona natural que no está obligada a llevar contabilidad puede necesitar presentar información sobre su situación financiera ante un banco, una entidad, una empresa u otro tercero. Sin embargo, una relación de ingresos, bienes y deudas no se convierte automáticamente en un estado financiero.
Si le solicitaron “estados financieros”, antes de elaborarlos conviene confirmar exactamente qué documento exige la entidad, qué periodo debe cubrir, qué soportes acepta y si requiere la intervención de un contador público.
¿Qué significa no estar obligado a llevar contabilidad?
En Colombia, el Código de Comercio establece entre las obligaciones de los comerciantes llevar contabilidad regular de sus negocios. Además, pueden existir disposiciones especiales aplicables según la actividad o situación de cada persona.
Por esta razón, determinar si una persona natural está obligada o no a llevar contabilidad requiere revisar su actividad y las normas aplicables. No debe concluirse únicamente a partir de los topes de ingresos, patrimonio o UVT utilizados para otras obligaciones tributarias, como la declaración de renta.
Una persona natural que no esté obligada también puede decidir llevar contabilidad voluntariamente. Cuando pretende hacerla valer como medio de prueba, debe observar el marco técnico de información financiera que corresponda.
¿Una persona natural no obligada a llevar contabilidad puede tener estados financieros?
Sí puede existir información financiera estructurada y, según las circunstancias, pueden prepararse estados financieros. Lo importante es distinguir entre un estado financiero elaborado con una base contable adecuada y un simple resumen de ingresos, activos, deudas o movimientos bancarios.
Los estados financieros deben construirse a partir de información y soportes que permitan respaldar las cifras presentadas. Por eso, crear una hoja de cálculo con propiedades, cuentas bancarias, ingresos y obligaciones no significa por sí solo que exista un estado financiero formal.
Si la persona lleva contabilidad voluntariamente, esa información debe prepararse conforme al marco contable que resulte aplicable.
¿Qué hacer si un tercero le solicita estados financieros?
El primer paso es confirmar el requisito directamente con la entidad que recibirá el documento. La expresión “estados financieros” puede utilizarse de manera general, pero el documento realmente necesario puede variar según el trámite.
| Situación | Qué conviene revisar |
|---|---|
| Necesita organizar su información económica para uso personal | Puede organizar ingresos, gastos, activos y obligaciones sin asumir que necesita estados financieros formales. |
| Un banco, empresa u otra entidad le pide “estados financieros” | Confirme el nombre exacto del documento, el periodo solicitado, las firmas requeridas y los demás requisitos del destinatario. |
| Necesita demostrar principalmente sus ingresos | Verifique si la entidad acepta un certificado de ingresos u otro soporte en lugar de estados financieros. |
| Lleva contabilidad voluntariamente | Debe identificarse el marco contable aplicable y preparar la información con base en los registros y soportes correspondientes. |
| La información tendrá efectos ante terceros | Debe verificarse si corresponde la intervención de un contador público y qué exige específicamente la entidad receptora. |
¿Qué documentos pueden respaldar la información financiera?
Los soportes dependen del origen de los recursos, del patrimonio de la persona, del periodo solicitado y de la finalidad del documento. Según el caso, pueden ser relevantes:
- extractos bancarios;
- contratos;
- facturas o cuentas de cobro;
- certificaciones de ingresos;
- documentos relacionados con inmuebles, vehículos u otros activos;
- soportes de créditos y otras obligaciones;
- declaraciones tributarias, cuando sean pertinentes;
- otros documentos que permitan respaldar las cifras presentadas.
Esta lista no constituye un requisito universal. Los documentos necesarios deben definirse según la situación de la persona y el uso que tendrá la información.
¿Los estados financieros deben estar firmados por un contador público?
No debe aplicarse una única respuesta a todos los casos. Es necesario considerar el tipo de información preparada, su finalidad, la situación de la persona natural y los requisitos establecidos por el tercero que recibirá el documento.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha diferenciado la figura de los estados financieros certificados prevista para las sociedades de la intervención profesional que puede corresponder en la información financiera de una persona natural.
Cuando la información se utilizará ante terceros, debe revisarse si por su naturaleza o por exigencia del destinatario se requiere la intervención y firma de un contador público.
La participación o firma de un contador no garantiza que el documento sea aceptado por un banco, una entidad pública, una inmobiliaria, un consulado u otro tercero. La entidad receptora conserva sus propios requisitos y criterios de evaluación.
Estados financieros y certificado de ingresos no son lo mismo
Esta diferencia es especialmente importante para una persona natural que no lleva contabilidad.
Un certificado de ingresos se concentra en acreditar determinados ingresos con base en la información y los soportes revisados para una finalidad y periodo específicos.
Los estados financieros tienen un alcance diferente porque presentan información financiera estructurada y pueden incluir activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y otros elementos, según el estado financiero y el marco aplicable.
Por eso, si un tercero necesita conocer principalmente cuánto recibe una persona, puede ser necesario verificar primero si realmente exige estados financieros o si acepta un certificado de ingresos u otro soporte.
¿Qué información debería confirmar antes de preparar el documento?
Antes de iniciar la elaboración de estados financieros o de otro soporte financiero, es recomendable tener claras al menos estas preguntas:
- ¿Quién solicita el documento?
- ¿Cuál es el nombre exacto del documento solicitado?
- ¿Para qué trámite será utilizado?
- ¿Qué periodo debe cubrir?
- ¿La entidad exige firma de contador público?
- ¿Qué activos, pasivos, ingresos o información debe presentar?
- ¿Qué documentos tiene disponibles para respaldar las cifras?
- ¿Existe un formato o requisito particular de la entidad receptora?
Resolver estas preguntas antes de elaborar el documento ayuda a evitar preparar información que no corresponda con lo que realmente exige el destinatario.
Errores frecuentes al preparar información financiera sin llevar contabilidad
Uno de los errores más frecuentes es asumir que cualquier relación de bienes, ingresos y deudas constituye automáticamente un estado financiero. También conviene evitar:
- presentar cifras que no puedan relacionarse con soportes;
- confundir la obligación de declarar renta con la obligación de llevar contabilidad;
- preparar el documento sin conocer el periodo exigido;
- suponer que todos los terceros aceptan los mismos documentos;
- considerar que la firma de un contador garantiza la aprobación de un trámite;
- utilizar un certificado de ingresos como sustituto automático de estados financieros, o viceversa.
¿ASEMTRI puede elaborar estados financieros para una persona natural?
ASEMTRI ofrece servicios de elaboración y revisión de estados financieros para empresas y personas, según las características del caso y la documentación disponible.
Si usted es una persona natural y le solicitaron estados financieros, deben revisarse la finalidad del documento, el periodo, los soportes disponibles y los requisitos del tercero que recibirá la información.
Preguntas frecuentes sobre estados financieros de personas no obligadas a llevar contabilidad
¿Si no estoy obligado a llevar contabilidad debo preparar estados financieros?
No necesariamente. No estar obligado a llevar contabilidad no genera por sí mismo la obligación de elaborar estados financieros. La necesidad dependerá de su situación y del documento que le solicite el tercero ante el cual presentará la información.
¿Puedo llevar contabilidad aunque no esté obligado?
Sí. Una persona que no esté obligada puede decidir llevar contabilidad voluntariamente. Cuando pretenda hacerla valer como medio de prueba, deberá aplicar el marco técnico de información financiera que corresponda.
¿Un certificado de ingresos reemplaza unos estados financieros?
No son documentos equivalentes. Un certificado de ingresos se concentra en acreditar ingresos, mientras que los estados financieros presentan información financiera más amplia y estructurada. El documento adecuado depende de lo solicitado por el destinatario.
¿La firma de un contador garantiza que acepten mis estados financieros?
No. El contador interviene dentro del alcance profesional correspondiente, pero la aceptación del documento depende de los requisitos y criterios del banco, entidad, empresa u otro tercero que lo recibe.
¿Los topes de declaración de renta determinan si debo llevar contabilidad?
No deben utilizarse como criterio único. La obligación de llevar contabilidad y la obligación de declarar renta son asuntos diferentes y deben analizarse conforme a las normas aplicables a cada situación.
Fuentes normativas de referencia
- Código de Comercio de Colombia, especialmente las disposiciones sobre obligaciones de los comerciantes y contabilidad.
- Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificaciones, sobre normas de contabilidad e información financiera.
- Ley 43 de 1990, sobre el ejercicio de la profesión de contador público.
- Concepto CTCP 2025-0297, relacionado con la firma de información financiera de personas naturales.
Contenido actualizado en septiembre de 2026.