Los estados financieros de una persona natural presentan de forma estructurada información sobre su situación financiera o sobre los resultados de un periodo, según corresponda al caso y al marco contable aplicable.
Pueden incluir información sobre activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos. Sin embargo, no todas las personas naturales están obligadas a llevar contabilidad ni necesitan estados financieros para los mismos trámites.
Antes de prepararlos es importante determinar si la persona está obligada a llevar contabilidad, cuál es la finalidad del documento y qué requisitos ha establecido la entidad que lo solicita.
¿Qué son los estados financieros de una persona natural?
Son documentos que permiten organizar y presentar información financiera correspondiente a una fecha o a un periodo determinado.
Según el caso, pueden mostrar información como:
- dinero disponible y saldos en cuentas bancarias;
- cuentas por cobrar;
- inversiones;
- bienes inmuebles y otros activos;
- vehículos;
- créditos y otras obligaciones;
- patrimonio;
- ingresos;
- costos y gastos relacionados con la actividad económica, cuando correspondan.
Su contenido no es idéntico para todas las personas. Depende de la actividad desarrollada, de las obligaciones contables aplicables, de la información disponible y de la finalidad para la cual se preparan.
¿Todas las personas naturales están obligadas a llevar contabilidad?
No. La obligación de llevar contabilidad debe analizarse de manera independiente de otras obligaciones tributarias.
Por ejemplo, una persona natural que tenga la calidad de comerciante puede estar obligada a llevar contabilidad de acuerdo con las normas aplicables. En cambio, existen personas naturales que no están obligadas a llevarla.
También es importante distinguir esta obligación de la declaración de renta: ser declarante de renta no significa automáticamente estar obligado a llevar contabilidad.
Persona natural obligada y no obligada a llevar contabilidad: ¿qué cambia?
Esta diferencia influye en la forma en que se obtiene, organiza y respalda la información presentada.
| Situación | Tratamiento general |
|---|---|
| Persona natural obligada a llevar contabilidad | La información financiera debe partir de los registros, libros y soportes correspondientes y prepararse conforme al marco contable aplicable. |
| Persona natural no obligada a llevar contabilidad | Debe determinarse primero qué información o documento necesita realmente la persona y qué soportes permiten respaldarlo. |
En una persona no obligada a llevar contabilidad, una simple relación de bienes, deudas e ingresos no debe considerarse automáticamente un estado financiero formal. El documento apropiado depende de la finalidad y de los requisitos establecidos por quien lo solicita.
¿Qué información pueden presentar los estados financieros?
Estado de situación financiera
Permite presentar la situación financiera de la persona en una fecha determinada. Puede comprender sus activos, pasivos y patrimonio.
De forma simplificada, el patrimonio corresponde a la diferencia entre los activos y los pasivos:
Patrimonio = activos − pasivos.
Estado de resultados
Cuando corresponda, presenta los ingresos, costos y gastos de un periodo y permite conocer el resultado de la actividad económica desarrollada.
Notas o información complementaria
Determinadas cifras pueden requerir explicaciones adicionales sobre su composición, procedencia, criterios utilizados u otra información necesaria para comprenderlas.
El conjunto exacto de documentos debe establecerse según la situación de la persona y el marco contable que resulte aplicable.
¿Para qué pueden solicitarse estados financieros a una persona natural?
Un tercero puede solicitar información financiera para conocer la situación económica o patrimonial de una persona.
Esto puede ocurrir, según los requisitos particulares de cada entidad, en situaciones como:
- estudios de crédito o financiación;
- procesos comerciales;
- contratos o arrendamientos;
- análisis patrimoniales;
- procesos en los que un tercero necesite revisar información económica;
- determinadas gestiones relacionadas con una actividad económica desarrollada en nombre propio.
Esto no significa que todas las entidades exijan estados financieros ni que acepten exactamente el mismo documento.
Antes de prepararlos, conviene confirmar directamente con la entidad receptora qué documento solicita, la fecha o periodo que debe cubrir, la información requerida, si necesita firma profesional y qué soportes adicionales deben presentarse.
¿Los estados financieros son necesarios para declarar renta?
No necesariamente. La declaración de renta y los estados financieros cumplen finalidades diferentes.
La preparación de una declaración de renta requiere revisar la situación tributaria de la persona y la documentación correspondiente a ingresos, patrimonio, deudas, costos, deducciones y demás conceptos aplicables.
Cuando una persona está obligada a llevar contabilidad, su información contable puede formar parte de los elementos utilizados para preparar la declaración. Esto no significa que toda persona que deba declarar renta tenga que elaborar estados financieros.
¿Qué documentos pueden necesitarse para preparar la información financiera?
Los soportes requeridos dependen de la actividad de la persona, el periodo analizado, los componentes de su patrimonio y la finalidad del documento.
Según el caso pueden revisarse documentos como:
- extractos bancarios;
- certificados de productos financieros;
- información de inversiones;
- documentos relacionados con bienes inmuebles;
- información de vehículos;
- soportes de cuentas por cobrar;
- créditos y otras obligaciones;
- facturas u otros soportes relacionados con ingresos;
- soportes de costos y gastos;
- contratos;
- declaraciones tributarias cuando resulten necesarias para verificar información;
- registros contables cuando exista obligación de llevar contabilidad;
- requisitos entregados por la entidad que solicita la información.
No todas las personas deben aportar todos estos documentos. Los soportes deben definirse después de revisar la situación concreta.
¿Los estados financieros de una persona natural deben estar firmados por contador?
No existe una respuesta única aplicable a todos los casos.
La necesidad de intervención o firma de un contador depende de factores como la obligación de llevar contabilidad, el marco normativo aplicable, el tipo de información preparada, la finalidad del documento y los requisitos establecidos por quien lo recibe.
Por esta razón, no debe asumirse que cualquier solicitud realizada por un banco, arrendador, consulado u otra entidad requiere automáticamente estados financieros firmados por contador.
El requisito específico debe verificarse directamente con la entidad receptora.
Estados financieros y certificado de ingresos: ¿son lo mismo?
No. Aunque ambos pueden utilizar información económica de una persona, tienen finalidades diferentes.
| Documento | Finalidad principal | Información que puede presentar |
|---|---|---|
| Estados financieros | Presentar de manera estructurada la situación financiera o los resultados correspondientes a una fecha o periodo. | Activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos y otra información financiera, según corresponda. |
| Certificado de ingresos | Acreditar ingresos con base en la información y los soportes revisados para esa finalidad. | Ingresos y demás información necesaria para sustentar su certificación, según el caso. |
Si una entidad le solicita demostrar cuánto recibe, no debe suponerse automáticamente que necesita estados financieros. Lo primero es revisar el nombre exacto del documento exigido por el tercero.
¿Cómo se preparan los estados financieros de una persona natural?
- Definir la finalidad: identificar para qué se necesita la información y quién la solicita.
- Determinar la fecha o periodo: establecer el periodo que debe cubrir la información.
- Revisar la obligación contable: determinar si la persona está obligada a llevar contabilidad y qué marco corresponde.
- Reunir los soportes: recopilar la documentación necesaria sobre activos, pasivos, ingresos, costos, gastos y demás conceptos aplicables.
- Revisar y clasificar la información: contrastar las cifras con los soportes disponibles.
- Preparar los documentos correspondientes: estructurar la información de acuerdo con la situación particular.
- Comprobar los requisitos del tercero: verificar que los documentos respondan a lo solicitado antes de presentarlos.
Errores que conviene evitar
Uno de los principales errores es preparar un documento sin verificar previamente qué ha solicitado la entidad que lo recibirá.
- confundir la obligación de declarar renta con la obligación de llevar contabilidad;
- presentar cifras que no estén respaldadas por la documentación disponible;
- omitir obligaciones o deudas relevantes;
- mezclar información correspondiente a periodos distintos sin explicarlo;
- confundir un certificado de ingresos con estados financieros;
- suponer que la firma de un contador garantiza que un tercero aceptará el documento;
- utilizar un modelo genérico sin revisar las características particulares del caso;
- presentar información que no corresponda a la fecha o periodo solicitado.
Estados financieros para persona natural con ASEMTRI
ASEMTRI ofrece elaboración y revisión de estados financieros para personas y empresas, según el caso.
Para determinar qué información y documentos corresponden es necesario revisar la finalidad, el periodo requerido, los soportes disponibles y los requisitos indicados por la entidad que recibirá la información.
La aceptación final de los documentos depende de la entidad receptora y de los requisitos establecidos para el trámite correspondiente.
Si necesita preparar estados financieros como persona natural, puede consultar su caso con ASEMTRI para identificar la información y los soportes necesarios.
Preguntas frecuentes sobre estados financieros de personas naturales
¿Una persona natural puede tener estados financieros?
Sí. Una persona natural puede preparar estados financieros cuando corresponda a su situación contable y a la finalidad para la cual necesita presentar información financiera. Debe considerarse si está obligada a llevar contabilidad y qué marco resulta aplicable.
¿Ser declarante de renta significa que debo llevar contabilidad?
No. La obligación de declarar renta y la obligación de llevar contabilidad son diferentes y deben evaluarse de manera independiente.
¿Un trabajador independiente necesita estados financieros?
No necesariamente. Depende de su actividad, sus obligaciones y del documento solicitado por el tercero. Para algunas necesidades puede corresponder otro documento, como un certificado de ingresos.
¿Los estados financieros sirven para solicitar un crédito?
Pueden formar parte de la documentación solicitada por una entidad financiera, pero los requisitos dependen de cada entidad. Presentar estados financieros no garantiza la aprobación de un crédito.
¿Los estados financieros reemplazan un certificado de ingresos?
No. Son documentos diferentes. Si el objetivo es acreditar ingresos, debe verificarse cuál documento ha solicitado la entidad receptora.
¿ASEMTRI puede elaborar estados financieros para una persona natural?
Sí. ASEMTRI ofrece elaboración y revisión de estados financieros para personas y empresas según el caso. La información y los soportes necesarios se determinan de acuerdo con la finalidad, el periodo y la documentación disponible.