Los libros de comercio deben conservar información íntegra, ordenada y verificable sobre las operaciones y decisiones que corresponda registrar. Por esta razón, el artículo 57 del Código de Comercio colombiano establece una serie de prácticas expresamente prohibidas.
La regulación vigente contempla 11 prohibiciones sobre los libros de comercio, incluidas conductas relacionadas con la alteración de registros, la falta de soportes, la doble contabilidad, los documentos falsos y la modificación de archivos electrónicos.
Estas disposiciones fueron ampliadas mediante la Ley 2195 de 2022 y deben analizarse junto con las demás normas contables y comerciales aplicables a cada comerciante o entidad.
¿Qué se entiende por libros de comercio?
El concepto de libros de comercio es más amplio que el de libros contables. Comprende los libros que la legislación determina como obligatorios y los auxiliares necesarios para entenderlos.
Dentro de esta categoría pueden encontrarse, según corresponda, libros de contabilidad, libros de actas y libros de registro de socios o accionistas.
En materia contable, estos registros deben permitir conservar una historia clara, completa y verificable de las operaciones del comerciante y mantener correspondencia con los comprobantes y soportes que respaldan la información registrada.
¿Cuáles son las prohibiciones sobre los libros de comercio?
El artículo 57 del Código de Comercio, modificado por el artículo 26 de la Ley 2195 de 2022, establece actualmente las siguientes prohibiciones:
- Alterar el orden o la fecha de las operaciones. Los asientos no deben modificarse para cambiar artificialmente la secuencia o la fecha de las operaciones a las que corresponden.
- Dejar espacios que permitan agregar información posteriormente. No deben dejarse espacios que faciliten intercalaciones o adiciones dentro de los asientos o después de ellos.
- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones sobre los asientos. Un error no debe solucionarse modificando directamente el registro original. La norma establece un procedimiento específico para corregirlo mediante un nuevo asiento.
- Borrar o tachar los asientos. No está permitido borrar o tachar total o parcialmente la información registrada.
- Arrancar hojas, alterar su orden, mutilar los libros o modificar archivos electrónicos. La prohibición aplica tanto a soportes físicos como a registros electrónicos.
- Crear cuentas sin comprobantes o soportes. Las cuentas registradas en los libros contables deben contar con los documentos que respalden la información correspondiente.
- No registrar operaciones efectivamente realizadas. Omitir operaciones que deban formar parte de la contabilidad también se encuentra expresamente prohibido.
- Llevar doble contabilidad. La norma considera doble contabilidad llevar dos o más libros equivalentes en los que se registren de forma diferente las mismas operaciones o utilizar distintos comprobantes sobre los mismos actos.
- Registrar operaciones de manera inadecuada, gastos inexistentes o pasivos incorrectamente identificados. Los registros deben corresponder con las operaciones y obligaciones que realmente existan y estar adecuadamente identificados.
- Utilizar documentos falsos como soporte de la contabilidad. Los documentos utilizados para respaldar los registros contables deben corresponder a operaciones y hechos reales.
- Omitir partidas en los estados financieros sin correspondencia con los libros. La información presentada en los estados financieros debe guardar relación con las cuentas registradas en la contabilidad.
¿Cómo se corrige un error en un libro contable?
Un error u omisión no debe corregirse borrando, tachando, raspando o modificando directamente el asiento original.
El numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio establece que el error u omisión debe salvarse mediante un nuevo asiento en la fecha en que se advierta.
De esta forma se conserva la trazabilidad del registro original y de la corrección efectuada posteriormente.
¿Las prohibiciones también aplican a los libros electrónicos?
Sí. La regulación no se limita a libros llevados en papel.
El artículo 57 prohíbe expresamente alterar los archivos electrónicos. Además, las reglas aplicables a los libros de contabilidad exigen preservar condiciones como la autenticidad e integridad de la información.
Por lo tanto, utilizar un software contable no elimina las obligaciones relacionadas con los soportes, la trazabilidad de los registros y la conservación adecuada de la información.
¿Qué sanciones pueden existir por incumplir estas prohibiciones?
El artículo 58 del Código de Comercio, modificado por el artículo 27 de la Ley 2195 de 2022, establece sanciones por la violación de las obligaciones y prohibiciones relacionadas con los libros de comercio.
La norma contempla multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes para personas naturales y de hasta 100.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes para personas jurídicas.
La sanción corresponde, según el caso, a la Superintendencia de Sociedades o al ente de inspección, vigilancia y control competente.
Estos valores corresponden a los límites máximos establecidos por la norma. La existencia y cuantía de una sanción concreta dependen del caso, del procedimiento correspondiente y de los criterios que deba aplicar la autoridad competente. También pueden existir otras consecuencias previstas en normas especiales.
¿Las irregularidades pueden afectar el valor probatorio de los libros?
Sí. Llevar los libros de forma irregular no tiene únicamente posibles consecuencias administrativas.
El Código General del Proceso establece reglas sobre el valor probatorio de los libros y papeles de comercio. Entre ellas, señala que cuando un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en un fraude de naturaleza similar, sus libros y papeles solo tendrán valor en su contra.
También contempla reglas específicas para los casos en los que los libros de una o ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales.
Por esta razón, mantener registros íntegros y respaldados no solo facilita la organización contable: también puede ser relevante cuando la información deba utilizarse como prueba.
¿Quién está obligado a llevar contabilidad?
Entre las obligaciones de los comerciantes se encuentra llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las disposiciones legales aplicables.
Sin embargo, determinar si una persona, empresa u otra entidad debe llevar contabilidad requiere analizar su naturaleza y las normas que correspondan a su situación.
Puede ampliar este tema en nuestra guía sobre quiénes están obligados a llevar contabilidad en Colombia.
Buenas prácticas para mantener los libros y registros contables organizados
Además de evitar las conductas expresamente prohibidas por la ley, una gestión contable organizada debe permitir relacionar cada registro con la operación y los soportes que lo originaron.
- Conservar los comprobantes y documentos que respaldan los registros.
- Registrar oportunamente las operaciones efectuadas.
- Mantener correspondencia entre soportes, comprobantes y registros contables.
- Corregir los errores sin eliminar o alterar el registro original.
- Conservar trazabilidad de los ajustes realizados.
- Controlar adecuadamente los permisos de modificación cuando se utilizan sistemas contables electrónicos.
- Revisar que la información utilizada para preparar estados financieros corresponda con los registros contables.
Estas prácticas no sustituyen las obligaciones legales aplicables a cada comerciante o entidad, pero ayudan a conservar información contable organizada y verificable.
¿Cuándo puede ser conveniente solicitar una revisión contable?
Puede ser útil buscar orientación profesional cuando existen operaciones pendientes de registrar, diferencias entre soportes y registros, dudas sobre la forma de corregir un asiento o información contable cuya trazabilidad no está clara.
En estos casos, la asesoría contable de ASEMTRI permite revisar una situación específica y orientar las acciones que correspondan según la documentación disponible.
Cuando una PyME necesita acompañamiento contable recurrente en lugar de resolver una situación puntual, puede consultar los servicios contables para PyMES.
Preguntas frecuentes sobre las prohibiciones de los libros de comercio
¿Se puede borrar un asiento contable que quedó incorrecto?
No debe borrarse, tacharse o modificarse directamente el asiento original. El Código de Comercio establece que los errores u omisiones deben corregirse mediante un nuevo asiento realizado cuando sean advertidos.
¿Está prohibida la doble contabilidad?
Sí. El artículo 57 del Código de Comercio prohíbe expresamente llevar dos o más libros equivalentes en los que se registren de forma diferente las mismas operaciones o utilizar distintos comprobantes sobre los mismos actos.
¿Los registros contables deben tener soportes?
Sí. La normativa prohíbe crear cuentas en los libros contables que no cuenten con los comprobantes y soportes correspondientes.
¿Estas prohibiciones aplican cuando la contabilidad se lleva digitalmente?
Sí. El artículo 57 incluye expresamente la prohibición de alterar archivos electrónicos. La integridad de la información debe conservarse independientemente del medio utilizado para llevar los registros.
¿Quién puede imponer una sanción por irregularidades en los libros de comercio?
Según el artículo 58 del Código de Comercio, la sanción puede ser impuesta por la Superintendencia de Sociedades o por el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso.
¿Una irregularidad en los libros puede afectar su valor como prueba?
Sí. La legislación procesal establece reglas sobre el valor probatorio de los libros de comercio. Por ejemplo, en casos de doble contabilidad o fraude similar, los libros y papeles solo tienen valor en contra del comerciante que los lleva.
Fuentes normativas y oficiales
Para la elaboración y actualización de este contenido se tuvieron en cuenta principalmente las siguientes disposiciones y fuentes oficiales:
- Código de Comercio colombiano, especialmente los artículos 19, 48, 49, 57, 58 y 59.
- Ley 2195 de 2022, artículos 26 y 27.
- Código General del Proceso, artículo 264 sobre libros de comercio.
- Superintendencia de Sociedades, regulación e información institucional sobre libros de contabilidad y prohibiciones aplicables.
Última revisión normativa: septiembre de 2026.