El certificado de ingresos y retenciones es un documento que permite consultar los pagos recibidos y las retenciones practicadas durante un periodo determinado. En Colombia, uno de los principales documentos asociados a este concepto es el Formulario 220 de la DIAN, Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones.
Este certificado puede ser útil para revisar información tributaria, comprobar las retenciones que le practicaron y reunir soportes para su declaración de renta cuando corresponda.
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
Es un certificado que reúne información relacionada con los ingresos pagados a una persona y las retenciones en la fuente practicadas durante el periodo certificado.
La DIAN prescribe el Formulario 220 para certificar ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones. El formato vigente aplica para los años gravables 2023 y siguientes.
No debe confundirse automáticamente con un certificado contable de ingresos. Aunque ambos pueden acreditar información económica, tienen diferente origen, contenido y finalidad.
¿Quién expide el certificado de ingresos y retenciones?
El Formulario 220 es expedido por el agente retenedor que corresponda, de acuerdo con la relación y los pagos realizados durante el periodo certificado.
En el caso de un trabajador asalariado, normalmente será el empleador quien certifique los pagos y retenciones correspondientes. El formulario también contempla rentas de trabajo y de pensiones y puede ser elaborado por empleadores o contratantes de servicios personales cuando corresponda, conservando la información y estructura exigidas por la DIAN.
Si durante el mismo año una persona recibió ingresos de diferentes pagadores, puede tener más de un certificado y deberá revisar cada uno según su situación.
¿Qué información contiene el Formulario 220?
El formulario identifica al agente retenedor y al trabajador o pensionado e incluye el periodo al que corresponde la certificación.
Dependiendo del caso, puede contener información como:
- pagos por salarios;
- honorarios, servicios o comisiones;
- prestaciones sociales;
- pensiones;
- otros pagos que correspondan;
- aportes obligatorios a salud y pensiones;
- aportes voluntarios contemplados en el formulario;
- valor de las retenciones en la fuente;
- periodo de certificación y fecha de expedición.
El Formulario 220 también incorpora una sección denominada “Datos a cargo del trabajador o pensionado”, que contempla, entre otros conceptos, otros ingresos, retenciones, bienes, deudas e información sobre dependientes económicos.
Por eso es importante diferenciar la información certificada por el agente retenedor de aquella que corresponde informar o validar al trabajador o pensionado.
¿Para qué sirve el certificado de ingresos y retenciones?
Su utilidad depende de la situación de cada persona. Entre sus usos más frecuentes se encuentran los siguientes.
Revisar ingresos y retenciones del año
Permite comprobar los valores reportados por el pagador durante el periodo certificado y conocer las retenciones en la fuente que fueron practicadas.
Preparar información para la declaración de renta
Cuando una persona debe presentar declaración de renta, el certificado puede ser uno de los documentos utilizados para verificar ingresos y retenciones.
Sin embargo, el Formulario 220 no necesariamente contiene toda la información de la declaración. Una persona también puede tener ingresos por arrendamientos, inversiones, venta de activos u otras fuentes que requieran soportes diferentes.
Presentar información ante terceros
Una entidad financiera, arrendador u otra organización puede solicitar soportes relacionados con los ingresos de una persona. La aceptación del Formulario 220 depende de los requisitos establecidos por la entidad receptora y puede requerirse documentación adicional.
¿Tener certificado de ingresos y retenciones significa que debe declarar renta?
No. Recibir un Formulario 220 no determina por sí solo que una persona esté obligada a presentar declaración de renta.
La obligación de declarar debe analizarse con base en las condiciones tributarias aplicables al año gravable correspondiente, como patrimonio, ingresos, consumos, compras, consignaciones y demás criterios establecidos por la normativa.
El propio Formulario 220 contempla una situación específica en la que el certificado puede sustituir la declaración de renta para determinados trabajadores o pensionados que cumplen las condiciones legales para no estar obligados a declarar. Esta regla no debe aplicarse de manera general a todos los contribuyentes.
¿Qué debe revisar cuando recibe el certificado?
Antes de utilizar el documento, conviene comprobar que la información corresponda a su situación y al periodo certificado.
- Nombre y número de identificación.
- Información del agente retenedor.
- Año gravable y periodo certificado.
- Ingresos reportados.
- Aportes registrados.
- Retenciones practicadas.
- Coherencia con los pagos y documentos que conserva.
Si encuentra una inconsistencia en la información que corresponde al agente retenedor, debe solicitar su revisión al responsable de expedir el certificado.
Certificado de ingresos y certificado de ingresos y retenciones: ¿son lo mismo?
No necesariamente. Un certificado contable de ingresos y el Formulario 220 pueden acreditar información económica, pero son documentos diferentes.
El Formulario 220 registra ingresos, aportes y retenciones relacionados con el periodo certificado y es expedido por el agente retenedor correspondiente.
Un certificado de ingresos elaborado por contador público se prepara con base en soportes revisables para acreditar determinados ingresos cuando una persona necesita presentar esta información ante un tercero.
Por esta razón, un certificado contable de ingresos no debe considerarse automáticamente como reemplazo del Formulario 220. Antes de solicitar un documento, es recomendable confirmar exactamente cuál exige la entidad receptora.
¿Qué ocurre si usted trabaja como independiente?
Si es trabajador independiente, contratista o profesional, los soportes que necesite dependerán del origen de sus ingresos y de la finalidad del trámite.
Puede contar, por ejemplo, con certificados expedidos por sus pagadores y otros documentos que respalden su actividad económica. Si lo que necesita es acreditar sus ingresos actuales ante un tercero mediante un certificado contable, puede corresponder un servicio diferente al Formulario 220.
ASEMTRI ofrece el servicio de certificado de ingresos elaborado con base en soportes revisables. Antes de solicitarlo, confirme qué documento requiere la entidad ante la cual realizará el trámite.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de ingresos y retenciones
¿El certificado de ingresos y retenciones sirve para declarar renta?
Puede ser uno de los soportes utilizados para revisar ingresos y retenciones al preparar una declaración de renta, pero no necesariamente contiene toda la información tributaria de una persona.
¿El Formulario 220 demuestra todos mis ingresos?
No necesariamente. El documento refleja la información correspondiente al pagador y al periodo certificado. Otros ingresos pueden requerir certificados o soportes adicionales.
¿Un contador puede reemplazar el Formulario 220 con un certificado de ingresos?
No debe asumirse que son intercambiables. El Formulario 220 y el certificado contable de ingresos tienen responsables, contenidos y finalidades diferentes.
¿El certificado garantiza que un banco o una inmobiliaria aceptará mis ingresos?
No. Cada entidad define sus propios requisitos y puede solicitar documentación adicional. La presentación de un certificado no garantiza la aprobación de un crédito, arrendamiento u otro trámite.