¿Quién puede firmar un certificado de ingresos?
La respuesta depende del documento que le hayan solicitado. Si se trata de una certificación contable de ingresos, preparada a partir de información económica y soportes revisables, el documento puede ser suscrito por un contador público dentro del alcance de su ejercicio profesional. En los actos profesionales, su firma debe estar acompañada del número de su tarjeta profesional.
Sin embargo, no todo documento utilizado para acreditar ingresos necesita la firma de un contador. Una certificación laboral puede ser expedida por el empleador y el Certificado de Ingresos y Retenciones por rentas de trabajo y pensiones corresponde al agente retenedor. Por eso, antes de solicitar un certificado conviene identificar exactamente qué documento exige la entidad ante la que realizará el trámite.
¿Cuándo interviene un contador público?
En Colombia, la Ley 43 de 1990 regula el ejercicio de la Contaduría Pública. La norma establece que la atestación o firma de un contador público en actos propios de su profesión tiene los efectos de fe pública previstos por la ley.
Cuando una persona necesita una certificación contable para acreditar ingresos, el contador debe trabajar sobre información que pueda ser sustentada. La firma profesional no reemplaza los documentos de soporte ni convierte en verificable una cifra que no pueda respaldarse.
La Ley 43 también establece que, en los actos profesionales, la firma del contador público debe estar acompañada del número de su tarjeta profesional.
No todos los documentos que acreditan ingresos los firma un contador
Una de las principales causas de confusión es utilizar “certificado de ingresos” como nombre general para documentos que tienen emisores y finalidades diferentes. Estos son algunos ejemplos:
| Documento | Quién lo expide o firma | Qué permite acreditar |
|---|---|---|
| Certificación contable de ingresos | Contador público. | Ingresos sustentados mediante información y soportes revisados para un periodo y una finalidad determinados. |
| Certificación laboral | El empleador o la persona autorizada por este. | Información relacionada con la vinculación laboral y, cuando se incluye, la remuneración del trabajador. |
| Certificado de Ingresos y Retenciones | El pagador o agente retenedor correspondiente. | Los pagos y retenciones informados para el periodo correspondiente, conforme al Formulario 220 de la DIAN. |
| Desprendibles o comprobantes de nómina | El empleador o pagador. | Los conceptos y valores asociados a los pagos de nómina del periodo correspondiente. |
Por esta razón, si una entidad le solicita “un certificado de ingresos”, conviene confirmar si necesita una certificación contable firmada por contador, una certificación laboral, el Formulario 220 u otro documento específico.
¿Qué significa la firma de un contador público?
La firma de un contador público en un documento propio de su ejercicio profesional implica responsabilidad sobre la certificación emitida dentro del alcance del trabajo realizado. No se trata únicamente de añadir una firma a una declaración suministrada por el solicitante.
Para preparar una certificación contable de ingresos debe existir información que permita sustentar razonablemente los hechos económicos que se certifican. Entre los aspectos que pueden requerir revisión se encuentran:
- la identidad de la persona cuyos ingresos se certifican;
- la fuente u origen de los ingresos;
- el periodo que debe cubrir el certificado;
- los valores que pueden sustentarse con la documentación disponible;
- la finalidad para la cual se solicita el documento.
Los documentos concretos dependen de la forma en que se reciben los ingresos y del trámite. Puede consultar la guía de documentos para certificar ingresos para revisar este tema con mayor detalle.
¿La firma debe incluir la tarjeta profesional del contador?
Sí. La Ley 43 de 1990 establece que, en los actos profesionales, la firma del contador público debe estar acompañada del número de su tarjeta profesional. Esto permite identificar al profesional que suscribe la certificación.
Esto no significa que deba confundirse el número de tarjeta profesional con los documentos adicionales que eventualmente pueda exigir una entidad receptora. Los anexos necesarios dependen del trámite y de los requisitos establecidos por quien solicita la certificación.
¿Un certificado firmado por contador debe ser aceptado?
No necesariamente. La firma de un contador público aporta el respaldo profesional correspondiente a la certificación, pero no obliga a un banco, inmobiliaria, entidad financiera, institución u otra organización a aceptar el documento.
Cada entidad puede definir sus propios requisitos sobre el periodo que debe certificarse, la antigüedad del documento, los soportes adicionales, el formato requerido o la información que debe contener.
Antes de solicitar una certificación es recomendable confirmar directamente con la entidad receptora qué documento necesita y qué condiciones debe cumplir.
¿El certificado de ingresos y retenciones también lo firma un contador?
No debe confundirse una certificación contable de ingresos con el Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones. La DIAN utiliza para este último el Formulario 220 y establece la información correspondiente al agente retenedor, al trabajador o pensionado, los pagos y las retenciones del periodo.
El artículo 378 del Estatuto Tributario dispone que los agentes de retención deben expedir anualmente este certificado a los asalariados. Por tanto, se trata de un documento diferente de una certificación contable de ingresos preparada por un contador público.
Consultar la regulación del Formulario 220 en el Normograma de la DIAN
¿Necesita una certificación contable de ingresos?
ASEMTRI presta el servicio de certificado de ingresos para personas que necesitan acreditar sus ingresos mediante un documento firmado por contador público y sustentado en información y soportes revisables.
El documento se prepara de acuerdo con la información que pueda sustentarse, el periodo requerido y la finalidad informada. Su aceptación final depende de los criterios de la entidad ante la que será presentado.
Preguntas frecuentes
¿Quién firma una certificación contable de ingresos?
La certificación contable de ingresos puede ser suscrita por un contador público dentro del alcance de su ejercicio profesional. Su firma debe estar acompañada del número de su tarjeta profesional.
¿Todo certificado utilizado para demostrar ingresos necesita contador?
No. Depende del documento solicitado. Una certificación laboral puede ser expedida por el empleador y el Certificado de Ingresos y Retenciones corresponde al agente retenedor. Si la entidad solicita específicamente una certificación contable, interviene un contador público.
¿La firma del contador reemplaza los soportes de los ingresos?
No. La certificación debe sustentarse en información que pueda revisarse y respaldar los ingresos que se certifican. Los soportes concretos dependen del origen de los ingresos y del trámite.
¿El contador puede certificar cualquier valor que indique el solicitante?
La certificación debe corresponder con información que pueda sustentarse dentro del trabajo realizado. Si la documentación disponible no permite respaldar adecuadamente un valor, puede ser necesario aportar información adicional antes de emitir el documento.
¿La firma de un contador garantiza que un banco o una inmobiliaria acepte el certificado?
No. Cada entidad establece sus requisitos y decide si el documento presentado cumple las condiciones exigidas para su trámite.