Utilizar un buen software de contabilidad: te ahorrará tiempo y evitarás problemas
A medida que tu negocio se expande, tus datos financieros se vuelven más complejos. El manejo de cuentas comerciales en hojas de cálculo se vuelve confuso, lento y propenso a errores. El crecimiento empresarial crea la necesidad de una solución de contabilidad escalable.
Por ese motivo, y, para adaptarse a datos financieros complejos, los propietarios de empresas deben pensar más allá de la contabilidad de hojas de cálculo. La solución es un software de contabilidad para empresas.
El software de contabilidad ofrece muchas funciones para optimizar tu negocio. Desde facturación básica y facturación hasta cálculos de impuestos y gestión de proyectos, el software de contabilidad es una herramienta esencial para los datos financieros de su empresa. También ayuda a administrar clientes, conciliar cuentas bancarias y generar informes financieros detallados que ayudan a que su negocio crezca de manera fluida y continua.
Utilizar un buen software de contabilidad: te ahorrará tiempo y evitarás problemas
Facturación
La facturación y la facturación son funciones comerciales indispensables y la principal fuente de efectivo que fluye hacia tu negocio. La gestión de facturas en papel es tediosa, lenta y propensa a errores.
Por ese motivo, cuando tienes pedidos recurrentes, no es posible crear facturas físicas para cada vez que tu cliente te compra. También, es difícil realizar un seguimiento de las facturas y recordar a los clientes los pagos pendientes sin un software de facturación.
El software de contabilidad para empresas aborda estos problemas de manera eficaz y le proporciona funciones que facilitan la facturación. Puedes crear perfiles recurrentes para pedidos regulares de clientes y programar facturas para que se envíen automáticamente cada vez que se realiza ese pedido.
También, puedes incluir términos y condiciones de pago en tus facturas para informar a tus clientes sobre los pagos. Las aplicaciones de contabilidad te permiten automatizar tus recordatorios de pago.
Puedes configurar recordatorios basados en fechas de vencimiento de facturas o fechas de pago esperadas y el software los enviará a tus clientes automáticamente. Con una aplicación de contabilidad, puedes realizar un seguimiento de todas tus facturas no pagadas, recordar a los clientes que se aseguren de pagar a tiempo y evitar pagos perdidos accidentales.
Pagos online
El siguiente paso después de facturar a tus clientes es recibir el pago. El cobro de pagos puede resultar abrumador si a los clientes no se les ofrece un sistema adecuado para realizarlos.
Puedes integrar tu software de contabilidad para empresas como Siigo con varias pasarelas de pago en línea que ofrecen a los clientes un medio rápido y seguro de pagarte. Las pasarelas de pago realizan registros de los pagos que recibes y los actualizan en la factura correspondiente en tu sistema contable de forma automática.
También, algunos ofrecen a los clientes varios métodos de pago como tarjetas de crédito y débito y transferencias bancarias en línea.
Seguimiento de gastos
El seguimiento de los gastos es vital para controlar tu flujo de caja. El software de contabilidad para empresas te ayuda a controlar tus gastos y clasificarlos para tener una idea clara de a dónde va tu dinero.
También, puedes utilizar el software de contabilidad para cargar recibos de gastos, escanearlos y registrar información de los recibos escaneados automáticamente. Esto elimina la necesidad de almacenar recibos en papel y el riesgo de perderlos.
Asimismo, algunas aplicaciones de contabilidad facilitan la facturación a los clientes por los gastos en los que incurra en tu nombre.
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es la función contable central de una empresa y el software de contabilidad para empresas la simplifica. Conectar tu cuenta bancaria al software de contabilidad directamente te permite obtener extractos de fuentes bancarias automáticamente en tus cuentas.
Puedes configurar criterios personalizados y reglas bancarias en tu software contable para categorizar y hacer coincidir las transacciones bancarias importadas automáticamente.
Entonces, una vez que tus transacciones coincidan, solo necesitas verificarlas y confirmarlas para conciliar tus cuentas. Con la conciliación bancaria simplificada, el software de contabilidad ayuda a mantener tu empresa lista para realizar auditorías durante todo el año.
Cotizaciones
Una aplicación de contabilidad poderosa debe incluir un módulo de cotizaciones para ayudarte a enviar a tus clientes por correo tus propuestas y cotizaciones y hacerles seguimiento comercial de cuándo fueron vistas y qué comentarios tienen.
Además, un software de contabilidad para empresas incluye módulos de CRM, puedes transformar una cotización en una factura en cuestión de un clic.
La gestión del inventario
La gestión de inventario es una parte clave de tu negocio. Una buena gestión del inventario es un requisito previo para garantizar un stock suficiente y ofrecer un mejor servicio al cliente. Implica el registro de información de los artículos, el seguimiento de los artículos, la contabilidad y la generación de informes.
El software de contabilidad para empresas ayuda a registrar códigos de unidades de mantenimiento de existencias (SKU), agregar imágenes de artículos, crear paquetes y rastrear el movimiento de artículos por número de serie o lote.
Cuando recibes un pedido de artículos, puedes usar tu aplicación de contabilidad para crear un pedido de ventas, convertirlo en una factura después de la aprobación y asociarle los impuestos correspondientes.
Puedes realizar un seguimiento de las existencias y establecer niveles de reorden de tus productos para recibir correos electrónicos automatizados y realizar pedidos a tiempo, de modo que no te quedes sin existencias.
Cumplimiento tributario
Un buen software de contabilidad para empresas está diseñado para cumplir con las regulaciones fiscales locales y facilitarte el trabajo con los impuestos. Cuando tienes que trabajar con múltiples tasas impositivas, el software de contabilidad puede agilizar el cálculo de impuestos y ayudarte a aplicar el impuesto correcto a tus transacciones con mayor precisión.
También, puede brindarte una mejor comprensión de tus impuestos al generar informes de resumen de impuestos para ayudarte a mantenerte organizado y listo para la época de impuestos.
La generación del informe
Como propietario de un negocio, debes verificar el crecimiento de tu negocio periódicamente y tomar las decisiones correctas para garantizar la buena salud de tu organización. Los informes contables te ayudan a comprender las tendencias financieras de tu empresa y a analizar los patrones de crecimiento.
Sin embargo, generar informes en hojas de cálculo es muy exigente, ya que necesitas consolidar datos e ingresar fórmulas manualmente para crear cada informe. El software de contabilidad para empresas genera informes automáticamente, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.
Hay tres estados financieros cruciales que una organización debe conocer: el estado de flujo de caja, el estado de pérdidas y ganancias y el balance general. El software de contabilidad tiene funciones de generación de informes integradas que analizan el flujo de caja y ayudan a las empresas a mantenerse al tanto.
Puedes generar declaraciones de pérdidas y ganancias e informes de balance general para ayudarte a comprender los aspectos financieros clave de tu negocio, sacar conclusiones y tomar decisiones informadas para dirigir tu negocio en la dirección correcta.
Además, de los tres estados financieros importantes, un sistema de contabilidad también recopila automáticamente información sobre otros aspectos clave de tu negocio, como ventas, compras, impuestos, inventario y proyectos. Todos estos datos te ayudan a generar informes instantáneos, tomar decisiones rápidas y mantener una buena salud comercial de tu negoción u organización.
¡Cambia a la contabilidad inteligente hoy mismo!
Mantener registros precisos de tus datos financieros en todo momento es vital para el crecimiento empresarial. Sin embargo, para mantener las cuentas adecuadas, necesitas un sistema que supere los inconvenientes de las hojas de cálculo tradicionales.
Asimismo, de nada sirve contar con un software contable, si no llevas tu contabilidad de la mejor manera, por ese motivo, debes contar con la asesoría y apoyo de un contador o de una empresa de outsourcing contable.
Por supuesto, la facturación y los pagos son quizás el engranaje más importante de la rueda, y el software de contabilidad para empresas te ayuda a administrarlos de manera eficiente donde fallan las hojas de cálculo.
El manejo de recibos de gastos es sencillo con una aplicación de contabilidad, ya que minimiza el papeleo y evita la pérdida de datos debido a documentos perdidos o dañados.
Una aplicación de contabilidad también ayuda a administrar tu inventario, conciliar cuentas bancarias y cumplir con los impuestos.
Finalmente, con un sistema de contabilidad, puedes generar informes automáticos, sacar conclusiones de los datos del informe y hacer avanzar tu negocio.
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