¿Cuál es la diferencia entre un certificado de ingresos y un certificado de ingresos y retenciones?
El certificado de ingresos y el certificado de ingresos y retenciones no son el mismo documento. Aunque ambos contienen información económica, se utilizan para finalidades diferentes, no necesariamente los expide la misma persona o entidad y tampoco cubren siempre el mismo periodo.
Un certificado de ingresos permite acreditar ingresos con base en información y soportes revisables. El certificado de ingresos y retenciones, en cambio, informa pagos o ingresos y las retenciones practicadas durante un periodo determinado, de acuerdo con el tipo de relación o concepto que se esté certificando.
Por eso, antes de solicitar un documento conviene comprobar qué certificado exige la entidad, para qué trámite lo necesita y qué periodo debe cubrir.
Certificado de ingresos vs. certificado de ingresos y retenciones
| Aspecto | Certificado de ingresos | Certificado de ingresos y retenciones |
|---|---|---|
| Finalidad principal | Acreditar ingresos ante una entidad o tercero. | Certificar pagos o ingresos y las retenciones practicadas durante un periodo. |
| Quién lo expide | Cuando se requiere un certificado contable, puede ser preparado y firmado por un contador público con base en soportes revisables. | Corresponde al agente retenedor u obligado a expedir la certificación, según el tipo de pago, relación y retención. |
| Periodo | Depende del periodo que se necesite acreditar y de la información disponible para soportarlo. | Normalmente corresponde al año gravable o al periodo objeto de la certificación. |
| Información | Ingresos que puedan sustentarse documentalmente para el periodo y finalidad indicados. | Pagos o ingresos, concepto y retenciones practicadas, según el certificado que corresponda. |
| Usos frecuentes | Trámites en los que un banco, inmobiliaria, empresa u otro tercero solicita acreditar ingresos. | Soporte tributario, revisión de retenciones y preparación de la declaración de renta, entre otros usos. |
| ¿Puede sustituir al otro? | No automáticamente. | No automáticamente. |
Que dos documentos contengan información sobre ingresos no significa que sean equivalentes. Si una entidad solicita expresamente uno de ellos, conviene confirmar sus requisitos antes de presentar un documento diferente.
¿Qué es un certificado de ingresos?
Un certificado de ingresos es un documento utilizado para acreditar los ingresos de una persona durante un periodo determinado. Cuando se trata de un certificado contable, la información debe sustentarse en documentos que permitan revisar razonablemente el origen y valor de los ingresos certificados.
Según el caso, los soportes pueden incluir contratos, facturas, cuentas de cobro, extractos bancarios, comprobantes de pago, certificados u otros documentos relacionados con la fuente de los ingresos.
Este tipo de certificado puede ser especialmente útil para personas naturales e independientes que necesitan demostrar ingresos y no disponen de un comprobante de nómina que responda a las condiciones del trámite.
Si desea profundizar en los soportes que pueden utilizarse, consulte nuestra guía sobre documentos para certificar ingresos.
¿Qué es un certificado de ingresos y retenciones?
Un certificado de ingresos y retenciones permite dejar constancia de determinados pagos o ingresos y de las retenciones en la fuente practicadas durante el periodo correspondiente.
En Colombia existe el Formulario 220, “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones”. La DIAN lo prescribe para los años gravables 2023 y siguientes mediante la Resolución 22 de 2024.
Para los asalariados, el artículo 378 del Estatuto Tributario establece que los agentes de retención deben expedir anualmente el certificado correspondiente al año gravable inmediatamente anterior.
Sin embargo, no todo certificado de retención corresponde necesariamente al Formulario 220. Cuando existen retenciones por conceptos distintos de los originados en una relación laboral, legal o reglamentaria, pueden aplicar los certificados por otros conceptos previstos en el artículo 381 del Estatuto Tributario.
Puede ampliar este tema en nuestra guía sobre certificado de ingresos y retenciones .
¿El certificado de ingresos y retenciones siempre es el Formulario 220?
No necesariamente. El Formulario 220 es un certificado específico para rentas de trabajo y de pensiones. Existen otros certificados de retención cuando el pago o la retención corresponde a conceptos diferentes.
Esta distinción es especialmente importante para trabajadores independientes, contratistas, arrendadores y personas que reciben ingresos de distintas fuentes. El certificado que corresponda dependerá de la naturaleza del pago y de la retención practicada.
Por esta razón, si necesita documentación para su declaración de renta, no conviene asumir que un único certificado reúne toda su información tributaria. También pueden ser necesarios certificados financieros, certificados de retención por otros conceptos, extractos y otros soportes según su situación.
¿Cuál documento puede necesitar según el trámite?
El documento adecuado depende principalmente de la información que debe demostrar y de los requisitos establecidos por la entidad que lo solicita.
| Situación | Documento que puede corresponder | Qué revisar |
|---|---|---|
| Acreditar ingresos como independiente | Certificado de ingresos y soportes complementarios. | Periodo solicitado, origen de los ingresos y documentos disponibles para respaldarlos. |
| Solicitar un crédito o financiación | Certificado de ingresos, además de los documentos que exija la entidad. | Requisitos específicos del banco o entidad financiera. |
| Estudio para arrendamiento | Certificado de ingresos, certificado laboral u otros soportes económicos. | Documentación exigida por la inmobiliaria, aseguradora o arrendador. |
| Ingresos derivados de una relación laboral | Formulario 220, certificado laboral, desprendibles u otros documentos según la finalidad. | Si necesita información laboral actual o información tributaria correspondiente a un año gravable. |
| Preparar la declaración de renta | Formulario 220 y/o certificados de retención, junto con los demás soportes tributarios aplicables. | Todas las fuentes de ingresos, retenciones, patrimonio y demás información relevante para el año gravable. |
Estas son referencias generales. Cada entidad puede establecer documentos, periodos y condiciones particulares para el trámite que está realizando.
Certificado laboral, certificado de ingresos y Formulario 220: ¿son diferentes?
Sí. Aunque los tres documentos pueden incluir información relacionada con sus ingresos, tienen propósitos distintos.
- Certificado laboral: acredita información relacionada con una relación laboral y es expedido por el empleador.
- Certificado de ingresos: permite acreditar ingresos con base en información y soportes revisables.
- Formulario 220: corresponde al certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones prescrito por la DIAN.
La entidad que recibe la documentación puede solicitar uno de estos documentos o una combinación de varios, dependiendo del trámite.
¿Un certificado de ingresos puede reemplazar un certificado de ingresos y retenciones?
No debe asumirse que puede reemplazarlo. Ambos documentos tienen finalidades diferentes y se elaboran a partir de fuentes de información distintas.
Un contador público puede preparar un certificado contable de ingresos cuando existen soportes suficientes para respaldar la información que se certificará. Sin embargo, esto no transforma ese documento en un certificado de retención ni sustituye automáticamente el documento que debe expedir un agente retenedor.
Si el banco, empresa, inmobiliaria, entidad pública u otro tercero solicita expresamente un certificado determinado, confirme previamente si acepta un documento diferente.
Qué revisar antes de solicitar o presentar un certificado
Antes de iniciar el trámite, compruebe estos cuatro aspectos:
- El nombre exacto del documento: confirme si le piden certificado de ingresos, certificado de ingresos y retenciones, certificado laboral u otro soporte.
- El periodo: determine si la entidad necesita información reciente, un promedio de ingresos o datos correspondientes a un año gravable.
- La finalidad: identifique si se utilizará para un crédito, arrendamiento, declaración de renta u otro trámite.
- Los documentos complementarios: verifique si también debe presentar extractos, contratos, comprobantes, certificados laborales u otros soportes.
Revisar estos requisitos antes de solicitar el documento reduce el riesgo de preparar un certificado que no corresponda con lo que exige la entidad receptora.
¿Necesita un certificado de ingresos firmado por contador público?
Si necesita acreditar sus ingresos mediante un certificado contable, ASEMTRI ofrece el servicio de certificado de ingresos.
Para elaborarlo se revisan los soportes disponibles y la información correspondiente al periodo y finalidad del documento. La certificación se prepara con base en información que pueda sustentarse y es firmada por contador público.
La aceptación final del certificado depende de los requisitos definidos por la entidad que lo solicita.
Preguntas frecuentes
¿El certificado de ingresos y el certificado de ingresos y retenciones son lo mismo?
No. El certificado de ingresos permite acreditar ingresos con base en información y soportes revisables. El certificado de ingresos y retenciones certifica pagos o ingresos y las retenciones practicadas durante un periodo determinado.
¿Quién expide un certificado de ingresos?
Cuando se requiere un certificado contable de ingresos, puede ser preparado y firmado por un contador público con base en documentos que permitan respaldar la información certificada.
¿Quién expide el Formulario 220?
El Formulario 220 corresponde al certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones. En el caso de los asalariados, el Estatuto Tributario establece que los agentes de retención deben expedir anualmente el certificado correspondiente al año gravable inmediatamente anterior.
¿Si soy independiente siempre necesito un Formulario 220?
No. El documento que corresponda depende del tipo de ingreso, la relación con quien realiza el pago, las retenciones practicadas y la finalidad para la cual necesita la certificación. Para retenciones por otros conceptos pueden existir certificados diferentes al Formulario 220.
¿El certificado de ingresos sirve para solicitar un crédito o arrendamiento?
Puede utilizarse para acreditar ingresos cuando la entidad lo acepta dentro de sus requisitos. Sin embargo, bancos, inmobiliarias, aseguradoras y otros terceros pueden solicitar documentos adicionales y conservan sus propios criterios de evaluación.
¿El certificado de ingresos y retenciones sirve para preparar la declaración de renta?
Puede ser uno de los soportes utilizados para revisar ingresos y retenciones del año gravable. No necesariamente es el único documento requerido para preparar una declaración de renta.
Fuentes oficiales de referencia
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Resolución 22 de 2024: Formulario 220 “Certificado de Ingresos y Retenciones por Rentas de Trabajo y de Pensiones” para los años gravables 2023 y siguientes.
- Estatuto Tributario, artículo 378: certificado de ingresos y retenciones por concepto de salarios.
- Estatuto Tributario, artículo 381: certificados de retención por otros conceptos.